Можно ли утвердить штатное расписание задним числом
Коротко
Штатное расписание — организационно-распорядительный документ работодателя: перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц и оклады. Закон не устанавливает ни обязательной формы, ни периодичности его утверждения — работодатель решает это сам. Поэтому вопрос «задним числом» сводится к одному: улучшает ли новое расписание положение работников или ухудшает. Улучшает — прошлую дату и перерасчёт оформить можно. Ухудшает — нельзя, и никакая дата этого не исправит.
Что вообще значит «утвердить задним числом»
Речь о приказе, которым вводится штатное расписание или изменения в него, с датой в прошлом — обычно с начала периода, когда оклады и должности уже должны были выглядеть иначе. Сам документ при этом подписывают сегодня.
Трудовой кодекс не требует утверждать штатное расписание к определённой дате и не запрещает датировать приказ прошлым числом. Ограничение другое: локальные акты работодателя не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством (статьи 8 и 9 ТК РФ). Всё, что прошлой датой только добавляет людям денег или приводит документы в порядок, закону не противоречит. Всё, что отнимает, — противоречит, и дата здесь ни при чём.
Когда прошлая дата проходит, а когда нет
| Что меняется | Задним числом | Почему |
|---|---|---|
| Повышение окладов | Можно, с перерасчётом за прошедший период | Улучшает положение работников; условия договора меняют соглашением сторон по статье 72 ТК РФ, двухмесячное уведомление по статье 74 не нужно |
| Введение новой должности, на которую уже приняли человека | Можно, если человек фактически работал и получал по этой должности | Документ приводят в соответствие с фактом, выплаты не уменьшаются |
| Переименование должности | Нельзя оформить прошлой датой без согласия работников | Наименование должности закреплено в трудовом договоре, поэтому его изменение нужно оформить. Само переименование при сохранении трудовых обязанностей трудовую функцию не меняет |
| Снижение окладов, сокращение ставок | Нельзя | Ухудшает положение работников, запрещено статьями 8 и 9 ТК РФ; условия договора меняют по статье 74 с уведомлением за два месяца |
| Штатное расписание, которого не было вовсе | Лучше утвердить текущей датой | Восстанавливать документ с даты регистрации компании не требуется; прошлая дата ничего не даёт, а вопросы вызывает |
Как оформить повышение окладов прошлой датой
- Приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции: в шапке — дата, с которой действуют новые оклады, отдельной строкой — дата подписания.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым работником: фактическая дата подписания, в тексте — что оклад повышен с более раннего числа и за прошедший период делается перерасчёт.
- Приказ о перерасчёте выплат и бухгалтерская справка: с какого числа, по каким должностям, какая разница начислена.
- Расчёт при увольнении тех, кто ушёл в этом периоде: разницу доплачивают и им, иначе получится, что повышение их не коснулось.
- Если изменение затрагивает локальный акт, устанавливающий систему оплаты труда, до его принятия учитывают мнение имеющегося представительного органа работников: этого требует статья 135 ТК РФ независимо от содержания локальных актов.
Чем рискует работодатель
Документ с прошлой датой легко оспорить, если он ухудшает положение работника: суд смотрит не на дату, а на то, что человек фактически получал и по какой должности работал. Приказ, которым задним числом ввели новую должность без согласия сотрудника, юридической силы в этой части не имеет.
Проверяющие смотрят на даты в связке: приказ, дополнительные соглашения, расчётные листки. Если оклад в расписании повышен с января, а в расчётных листках за январь — старая сумма и перерасчёта нет, это несоответствие. За нарушение трудового законодательства статьёй 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы для организаций, предпринимателей и должностных лиц; точный размер зависит от состава и повторности, его смотрят в самой статье на дату проверки.
Отдельно про налоговую: штатное расписание запрашивают при проверке расходов на оплату труда. Приказ, оформленный прошлой датой под запрос инспекции, вызывает больше вопросов, чем расписание, утверждённое текущей датой с объяснением перерасчёта.
Частые вопросы
Можно ли повысить оклады с начала года, а приказ издать в марте?
Да. Повышение улучшает положение работников, поэтому приказ можно датировать более ранним числом и доплатить разницу за прошедшие месяцы. С каждым работником заключают дополнительное соглашение фактической датой, где указывают, с какого числа действует новый оклад.
Можно ли задним числом переименовать должность?
Нет, если работник не согласен. Одного приказа о штатном расписании недостаточно: наименование должности закреплено в трудовом договоре. Его меняют по письменному соглашению сторон либо при наличии оснований и с соблюдением процедуры статьи 74 ТК РФ. Само переименование при сохранении обязанностей трудовую функцию не меняет; завершённую процедуру нельзя заменить приказом прошлой датой.
Можно ли задним числом снизить оклады из-за тяжёлого года?
Нет. Условия оплаты труда меняют по статье 74 ТК РФ: письменно уведомить работников не менее чем за два месяца и только при изменении организационных или технологических условий труда. Прошлая дата здесь не помогает, а приказ, ухудшающий положение работников, не подлежит применению.
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?
Нет. Закон не устанавливает периодичности. Расписание утверждают при создании компании и меняют, когда появляются, исчезают должности или меняются оклады: единичные правки — приказом об изменении, массовые — новой редакцией.
Что делать, если штатного расписания не было совсем?
Разработать и утвердить текущей датой. Восстанавливать документ с момента регистрации компании не нужно: отсутствие расписания само по себе не делает отношения с работниками незаконными, а прошлая дата только создаёт лишние вопросы.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы должны совпадать с тем, что получают люди
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Приказы, дополнительные соглашения, расчётные листки, табели — рутина, на которую уходят часы кадровика и бухгалтера. Я смотрю, какие операции в вашей компании повторяются из месяца в месяц, и показываю, какие из них выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где документы и ответы на одни и те же вопросы съедают время специалистов.