Штатная и списочная численность работников: в чём разница
Коротко
Штатная численность — сколько ставок закреплено в штатном расписании, включая вакантные. Списочная численность — сколько человек на дату заключили трудовой договор, в том числе отсутствующих из-за отпуска, больничного или командировки. Первая величина плановая и меняется приказом, вторая учётная и меняется каждый день приёмами и увольнениями.
Что показывает каждая величина
Штатная численность отвечает на вопрос, сколько ставок нужно для работы компании. Её фиксируют в штатном расписании и меняют, когда корректируют расписание: вводят должность, убирают, дробят ставку. Вакансия входит в штатную численность, пока должность не сократили.
Списочная численность отвечает на вопрос, сколько людей оформлено по трудовому договору на конкретную дату. Отпуск, больничный и командировка человека из списка не выводят: он числится, хотя на работе его нет. Приём и увольнение сдвигают значение в тот же день.
Разрыв между величинами — норма. Если в расписании сорок позиций, а трое мест вакантны, списочная составит тридцать семь человек. Бывает и наоборот: ставок меньше, чем людей, когда часть сотрудников работает на неполную ставку или совместительством.
Штатная, списочная и среднесписочная: в чём разница
| Штатная | Списочная | Среднесписочная | |
|---|---|---|---|
| Что отражает | Количество ставок по должностям | Работники с трудовыми договорами на дату | Среднее число работников за период |
| Где закреплена | Штатное расписание | Табель учёта рабочего времени, приказы о приёме | Расчёт по указаниям Росстата |
| Вакансии | Входят | Не входят | Не входят |
| Совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам | Не входят | Учитываются отдельно | Внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам не входят |
| Как часто меняется | При корректировке расписания | Каждый день приёма и увольнения | Считается за месяц, квартал, год |
| Зачем нужна | Планирование фонда оплаты труда и структуры | Учёт людей и контроль численности | Отчётность в Росстат и расчёт налогов |
Чем отличается списочная численность от штатной численности
Отличие одно, но из него вытекает всё остальное: штатная считает места, списочная — людей. Поэтому по штатной численности нельзя узнать, сколько человек выходит на работу, а по списочной — сколько ставок заложено в бюджет.
Сотрудник в отпуске или на больничном остаётся в списочной численности, хотя фактически не работает. Если нужен показатель тех, кто реально на месте, смотрят явочную численность по табелю.
Дистанционные сотрудники исключением не становятся: их должности вносят в штатное расписание на общих основаниях, и в списочной численности они числятся как все.
Где какие данные смотрят
- Штатное расписание — по нему определяют штатную численность и фонд оплаты труда; форма приведена в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
- Табель учёта рабочего времени и приказы о приёме и увольнении — источник списочной численности на дату.
- Расчёт среднесписочной численности ведут по указаниям Росстата к форме П-4: за месяц складывают численность работников, учитываемых в среднесписочной численности, за каждый календарный день и делят на число дней месяца, выходные и праздники считают по предыдущему рабочему дню; некоторых работников списочного состава исключают, а работающих неполное время обычно учитывают пропорционально отработанному времени.
- Штатную расстановку сверяют с расписанием: по ней видно, кто из сотрудников занимает какую ставку, и она помогает поймать расхождение между планом и фактом.
Штатная численность и среднесписочная численность: разница
Среднесписочная численность — это списочная, усреднённая за период. За месяц её считают по ежедневной численности работников, включаемых в среднесписочную численность: сумму за календарные дни делят на число дней месяца, отдельные категории исключают, а неполное рабочее время учитывают по правилам Росстата; за период с начала года — делением суммы месячных значений на число месяцев периода.
Штатная численность со среднесписочной не связана напрямую: первая показывает ставки, вторая — среднее число людей. Сравнивать их можно только как ориентир: если среднесписочная устойчиво ниже штатной, часть ставок пустует.
Внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не входят, у них отдельный учёт. Сотрудники на неполном времени по договору учитываются пропорционально отработанному времени, а сокращённое время по закону и неполное время по инициативе работодателя считают целыми единицами.
Частые вопросы
Вакансия входит в списочную численность?
Нет. Списочная численность считает людей с трудовыми договорами, а вакантная должность — это место без договора. В штатную численность вакансия входит.
Сотрудник в отпуске или на больничном выпадает из списочной численности?
Нет. Он остаётся в списке, пока действует трудовой договор. Для тех, кто фактически на работе, смотрят явочную численность по табелю.
Где смотреть численность для отчёта в Росстат?
В отчётности используют среднесписочную численность, а не штатную и не списочную на дату. Порядок расчёта задают указания Росстата к форме П-4.
Совместитель занимает ставку в штатном расписании?
Штатное расписание считает ставки, а не людей. Совместитель может закрывать часть ставки или работать на условиях совместительства вне её; в списочной численности он учитывается отдельно.
Зачем суду штатное расписание при споре о сокращении?
Суды сверяют редакции штатного расписания и штатной расстановки до и после процедуры и проверяют, не было ли сокращение фиктивным. Расхождение документов с реальной нагрузкой работает против работодателя.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Численность в отчёте не сходится с тем, что происходит в отделах
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Табель, списочная численность, отчёты в Росстат и сверки съедают часы кадровика и бухгалтерии. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.