С какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись

Коротко

Под роспись работник знакомится не со всеми приказами, а с теми, которые названы в Трудовом кодексе: локальные нормативные акты, непосредственно связанные с его трудовой деятельностью, и отдельные приказы работодателя. Общий перечень даёт часть вторая статьи 22 ТК РФ, приём и увольнение — статьи 68 и 84.1, остальные случаи разбросаны по статьям 22.1, 86, 88, 113, 123 и 180.

Что значит «под роспись»

Роспись — это собственноручная подпись работника на документе или в листе ознакомления. Так работодатель подтверждает, что человек видел документ, а работник потом не может сказать, что о чём-то не знал. Минтруд в письме от 18.02.2026 № 14-6/ООГ-609 перечисляет нормы Трудового кодекса, где такая подпись обязательна, и подчёркивает: требование действует в отношении документов, прав, обязанностей и отдельных действий работодателя.

Трудовой кодекс пишет «под роспись», а в быту говорят «под подпись». Это одно и то же действие: ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет подписание как удостоверение документа собственноручной или электронной подписью.

Знакомить нужно именно с тем документом, который относится к работе человека. Общие приказы по компании, где его фамилии нет и его работы они не касаются, под роспись давать не требуется.

С какими документами знакомят при приёме на работу

Правила внутреннего трудового распорядка — до подписания трудового договора (часть третья статьи 68 ТК РФ).
Иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника: положение об оплате труда, положение о премировании, положение о персональных данных, инструкции по охране труда, правила работы с оборудованием.
Коллективный договор, если он в компании есть.
Приказ о приёме на работу — не обязателен. Статья 68 ТК РФ даёт работодателю право издать приказ на основании заключённого трудового договора и не требует знакомить с ним работника под подпись.

Новые и изменённые локальные акты

Часть вторая статьи 22 ТК РФ обязывает знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Это касается и изменений: если положение об оплате труда переписали, с новой редакцией знакомят тех, кого она затрагивает.

Удобная форма — лист ознакомления с датой и подписью. Он прикладывается к приказу об утверждении акта и хранится вместе с ним.

Приказы, с которыми знакомят под роспись в работе

Приказ о прекращении трудового договора — часть вторая статьи 84.1 ТК РФ. Если работник отказывается расписаться или его невозможно найти, на приказе делают запись об этом.
Приказ о предоставлении отпуска — работника знакомят с ним под подпись.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания — объявляют работнику под подпись, по общему правилу в течение трёх рабочих дней.
При привлечении к сверхурочной работе соблюдают статью 99 ТК РФ: в предусмотренных ею случаях получают письменное согласие работника и знакомят его с правом отказаться от работы.
Приказ о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день — статья 113 ТК РФ.
График отпусков — статья 123 ТК РФ: работников извещают о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели.
О предстоящем увольнении по сокращению работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца — статья 180 ТК РФ. С приказом о прекращении договора знакомят по статье 84.1.
Документы о персональных данных — статьи 86 и 88 ТК РФ: работник знакомится под роспись с локальным актом о порядке обработки персональных данных и своими правами в этой части.
Документы, связанные с работой по совместительству, — статья 22.1 ТК РФ.

Чего в этом перечне нет

Приказ о приёме на работу, приказ о переводе на другую должность, приказ о направлении в командировку и приказ о поощрении Трудовой кодекс под роспись знакомить не требует. Работник узнаёт о них из трудовой книжки, расчётного листка или самого факта, но обязательной подписи на приказе закон не устанавливает.

Это не запрет: работодатель вправе знакомить с любым своим приказом, если считает нужным. Но если подписи нет, нарушения не будет.

Как оформить ознакомление

Способа два. Первый — подпись работника прямо на приказе в отведённом месте, с расшифровкой и датой. Второй — отдельный лист ознакомления, где перечислены документы, дата, подпись и расшифровка.

Электронная подпись тоже годится: ГОСТ Р 7.0.8-2025 прямо называет электронную подпись способом подписания документа. Для электронного ознакомления вводят кадровый электронный документооборот по статьям 22.1–22.3 ТК РФ, в предусмотренных случаях получают согласие работника и используют допустимый вид электронной подписи. Для отдельных документов, включая приказ об увольнении, действует исключение.

Листы ознакомления и приказы храните: они подтверждают, что обязанность выполнена. Сроки хранения зависят от вида документа, и для кадровых приказов они разные.

Частые вопросы

Обязательно ли знакомить работника с приказом о приёме на работу?

Нет. По статье 68 ТК РФ приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать на его основании. Требования знакомить с приказом под подпись эта статья не устанавливает.

Что делать, если работник отказывается расписаться?

По части второй статьи 84.1 ТК РФ при увольнении на приказе делают запись о том, что довести до сведения невозможно или работник отказался знакомиться. В остальных случаях помогает акт об отказе, составленный в присутствии свидетелей.

Нужна ли подпись работника на графике отпусков?

Нет, подписывают график руководитель и представитель профсоюза, если он есть. Работника извещают о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели — статья 123 ТК РФ.

Можно ли знакомить с документами через электронную почту?

Только если у работника есть электронная подпись и порядок электронного ознакомления закреплён локальным актом. Простая отправка файла подписью не является.

Что грозит за отсутствие подписи?

Государственная инспекция труда при проверке расценит это как нарушение трудового законодательства и выдаст предписание устранить его. При споре с работником отсутствие подписи лишает работодателя доказательства, что человек знал о документе.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в кадровых документах

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые приказы, листы ознакомления, графики отпусков — это часы, которые уходят на одно и то же каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы съедают время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»