С 2022 года работодатель может не оформлять бумажные трудовые книжки
Коротко
С 2022 года бумажную трудовую книжку не оформляют тем, кто впервые устраивается на работу: с 1 января 2021 года их сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде (часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, статья 66.1 ТК РФ). У остальных работников бумажная книжка остаётся, пока человек сам письменно не откажется от её ведения.
Кому бумажную книжку не заводят
Правило простое: по общему правилу, если человек впервые начал работать с 1 января 2021 года, бумажную книжку ему не оформляют: работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР. Для отдельных территорий действовал особый переходный порядок. Работодатель передаёт сведения о приёме, переводах и увольнении в Социальный фонд, а работник при необходимости получает выписку — на Госуслугах или по запросу у работодателя.
Уведомлять новичка о том, что книжка на него не оформляется, работодатель не обязан — на это указал Роструд в письме от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1. Пустой бланк, который человек принёс сам, заполнять нельзя: законной бумажной книжки у него нет.
Когда бумажная книжка всё же нужна
- Работник устроился до 1 января 2021 года и до сих пор не подал заявление об отказе от бумажной книжки — тогда ведутся обе версии: бумажная и электронная.
- Работник подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки — работодатель продолжает её вести.
- Работник уже перешёл на электронные сведения — бумажную книжку он получил на руки, и новый работодатель в неё записи не вносит.
- Бланк заведён до 2021 года, заполнялся, не утерян и работник не отказывался от бумажного варианта — книжку продолжают вести.
Как устроен переход на электронные сведения
Переход добровольный и происходит только по письменному заявлению работника. В заявлении он выбирает: продолжать бумажную книжку или вести только сведения о трудовой деятельности. Если работник выбирает электронные сведения, работодатель издаёт приказ, вносит в бумажную книжку запись о сделанном выборе и выдаёт её работнику на руки — с этого дня он освобождается от ответственности за её хранение и ведение. Если работник выбирает продолжение бумажной книжки, работодатель продолжает её вести и хранить.
Обратного перехода нет: если работник отказался от бумажной книжки, вернуться к ней он уже не сможет. Работник, выбравший бумажную книжку, может позднее перейти на электронные сведения. После перехода на электронные сведения вернуться к бумажной книжке нельзя.
Бумажная книжка и электронные сведения
| Бумажная книжка | Электронные сведения | |
|---|---|---|
| Где хранится | У работодателя, затем у работника | В Социальном фонде России |
| Кто ведёт | Работодатель | Работодатель передаёт данные в СФР |
| С какого периода данные | Весь стаж, включая годы до 2020 | По умолчанию с 1 января 2020 года |
| Как получить выписку | Копия или выписка у работодателя | Госуслуги, СФР, МФЦ, работодатель — форма СТД-Р |
| Юридическая сила | Равная | Равная |
Что делать с бланком, заведённым по ошибке
Бывает, что предыдущий работодатель завёл бумажную книжку человеку, который впервые устроился после 1 января 2021 года. Новый работодатель такую книжку не принимает и записей в неё не вносит: она заведена в нарушение закона. Для приёма нужны сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР.
Единственное исключение из правила о первом трудоустройстве касается людей, впервые принятых на работу в 2023 году на территории ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей: им бумажные книжки заводили до 1 января 2024 года (пункт 15 Порядка, утверждённого постановлением Правительства РФ от 31.12.2022 № 2571).
Частые вопросы
Обязан ли работодатель перевести всех на электронные книжки?
Нет. Работников, принятых до 1 января 2021 года и не подавших заявление об отказе, переводить автоматически нельзя. Пока заявления нет, ведутся и бумажная книжка, и электронные сведения.
Что запрашивать при приёме на работу?
Бумажную трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР. При приёме запрашивают трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности в случаях, предусмотренных законом. У впервые поступающих на работу с 2021 года по общему правилу ведутся электронные сведения; для отдельных территорий действовал переходный порядок. Совместители книжку не предъявляют.
Можно ли вернуться к бумажной книжке после отказа?
Нет. Обратный переход с электронных сведений на бумажную книжку законом не предусмотрен.
Где взять сведения о работе до 2020 года?
В бумажной книжке — её стоит хранить даже после перехода. Дополнить электронные сведения данными до 2020 года можно через СФР, Госуслуги или МФЦ, предъявив бумажную книжку или её заверенную копию.
Равны ли по силе бумажная книжка и электронные сведения?
Да. Сведения о трудовой деятельности имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной трудовой книжке.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Кадровые бумаги не должны съедать время собственника
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Оформление приёма, выписки, напоминания о заявлениях — часть работы, которая повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы забирают время кадров и менеджеров.