Нужна ли бумажная трудовая книжка, если есть электронная, при трудоустройстве на работу
Коротко
Нет, не нужна. Работник, который отказался от бумажной трудовой книжки, при приёме на работу предъявляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР — абзац третий части первой статьи 65 Трудового кодекса говорит о трудовой книжке «и (или)» сведениях о трудовой деятельности. Бумажную книжку он уже сдал работодателю при переходе на электронный формат и хранит у себя как источник сведений о прошлых периодах работы.
Что говорит статья 65 ТК РФ
При заключении трудового договора человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьёй 66.1 ТК РФ. Исключение — первое трудоустройство: тогда ни того, ни другого у соискателя нет, и работодатель оформляет сведения сам.
Формулировка «и (или)» означает, что достаточно одного из документов. Если работник выбрал электронный формат, его документ — это сведения о трудовой деятельности из Социального фонда, а не бумажный бланк. Часть третья статьи 65 ТК РФ запрещает требовать от поступающего документы, не предусмотренные трудовым законодательством, указами Президента или постановлениями Правительства. Бумажная книжка при наличии электронной в этот перечень не входит.
Какие документы предъявляет работник с электронной книжкой
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — её выдаёт предыдущий работодатель при увольнении или по письменному заявлению работника.
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР — их формирует Социальный фонд, получить можно на Госуслугах, в личном кабинете СФР или в клиентской службе фонда.
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
- Документ об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний.
- СНИЛС — документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта, в том числе в электронной форме.
- Для военнообязанных — документы воинского учёта, для иностранцев — патент или разрешение на работу.
Если бумажная книжка осталась на руках
Бывает, что работник когда-то выбрал электронный формат, бумажную книжку забрал, но она лежит у него дома. При трудоустройстве он всё равно предъявляет сведения о трудовой деятельности, а не бумажный бланк: с момента перехода работодатель не ведёт бумажную книжку и не вносит в неё записи.
Другая ситуация — работник сохранил бумажную книжку и не писал заявления о переходе. Тогда работодатель ведёт обе версии: и бумажную, и электронную. При приёме на работу он принимает бумажную книжку и продолжает её вести, а сведения о трудовой деятельности передаёт в Социальный фонд.
Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен. Решение принимается один раз, и вернуться к бумажному бланку уже нельзя.
Бумажная и электронная книжка: что предъявлять
| Бумажная книжка сохранена | Выбрана электронная | |
|---|---|---|
| Что предъявляет работник | Трудовую книжку | Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР |
| Что ведёт работодатель | Бумажную книжку и электронные сведения | Только электронные сведения |
| Где хранится книжка | У работодателя | У работника |
| Кто отвечает за записи | Работодатель | Работодатель за электронные сведения, работник — за хранение бумажной |
| Можно ли перейти на другой формат | Да, по заявлению работника | Нет, обратный переход не предусмотрен |
Можно ли отказать в приёме из-за отсутствия бумажной книжки
Нет. Отказ в заключении трудового договора по причине, не связанной с деловыми качествами работника, запрещён статьёй 64 ТК РФ. Отсутствие бумажной книжки у человека, выбравшего электронный формат, к деловым качествам не относится.
Если кадровик сомневается, какой формат выбрал соискатель, проверять нужно по документам: сведениям о трудовой деятельности и записи в бумажной книжке о переходе на электронный формат. Справка СТД-Р содержит отметку о том, что работник подал заявление о переходе, если это было у предыдущего работодателя. Сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта в СФР тоже показывают, какой формат выбран.
Частые вопросы
Работник говорит, что у него электронная книжка, но бумажную тоже принёс. Какую принимать?
Принимайте ту, которую он предъявляет, и проверьте, какой формат выбран. Если в бумажной книжке есть запись о переходе на электронные сведения, бумажную вести не нужно — работник предъявляет сведения о трудовой деятельности. Если записи нет и заявления о переходе он не подавал, ведите бумажную книжку.
Можно ли потребовать от работника завести бумажную книжку заново?
Нет. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен, и требовать документы, не предусмотренные трудовым законодательством, запрещено частью третьей статьи 65 ТК РФ.
Что делать, если в электронной книжке не хватает записей о прошлых местах работы?
Работник может обратиться в Социальный фонд с бумажной книжкой или другими документами о работе, чтобы дополнить сведения о периодах до 2020 года. Отсутствие записей в бумажной книжке не даёт работодателю права отказать в приёме: сведения о трудовой деятельности он обязан принять.
Нужна ли бумажная книжка тому, кто впервые устраивается на работу?
Нет. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.
Чем подтвердить выбор формата, если работник не помнит, писал ли заявление?
Запросите у него сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта в СФР — их можно получить на Госуслугах или в личном кабинете фонда. Там отражается информация о поданных заявлениях о выборе формата трудовой книжки.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить приём
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Проверка документов при приёме, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы — на это уходят часы кадровика и менеджеров. Я смотрю, какие операции повторяются изо дня в день, и показываю, что выгодно передать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и кадровой службы.