Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о работе, которые хранятся в Социальном фонде России, а работодатель передаёт их по форме ЕФС-1. Бумажную книжку продолжают вести тем, кто начал работать до 2021 года и сохранил её, в том числе не подав заявление о переходе на электронные сведения. Тем, кто впервые устроился после 1 января 2021 года, бумажная книжка не оформляется: у них сразу ведётся электронная.

Что значит эта формулировка

Выбор касается не «стажа вообще», а того, где работодатель ведёт записи о работе: в бумажном бланке или в сведениях, которые он отправляет в Социальный фонд. Сведения из электронной трудовой книжки имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной.

Формат выбирает работник, а не работодатель. Компания лишь исполняет выбор: ведёт бумажную книжку, если человек её сохранил, и в любом случае передаёт кадровые события в фонд.

Кому какой формат

Работник	Бумажная книжка	Электронная книжка
Впервые устроился после 1 января 2021 года	Не оформляется	Ведётся сразу
Работал до 2021 года и подал заявление о сохранении бумажной книжки	Ведётся	Ведётся параллельно
Работал до 2021 года и заявления не подавал	Работодатель продолжает вести бумажную книжку, пока работник не подаст заявление о переходе на электронные сведения.	Можно перейти в любой момент по заявлению
Ранее выбрал электронную	Вернуться нельзя	Ведётся

Как перейти на электронную книжку

Работник подаёт работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Работодатель вносит в бумажную книжку запись о сделанном выборе и выдаёт её работнику на руки.
Дальше кадровые события идут в Социальный фонд по форме ЕФС-1: при приёме, переводе, увольнении и других событиях.
Свои сведения работник смотрит в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте фонда; справку СТД-Р выдаёт текущий работодатель, СТД-СФР — фонд по всей карьере.
Бумажную книжку после перехода стоит хранить: в ней записи о работе за прежние периоды.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки

Для тех, кто начал работать до 2021 года и сохранил бумажный бланк, переход остаётся добровольным: человек вправе перейти на электронный формат в любой момент, но не обязан. Обратного пути нет: если работник уже выбрал электронную книжку, вернуться к бумажной нельзя.

Для новых сотрудников выбора нет: с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки впервые не оформляются. Даже пустой бланк, принесённый новичком, заполнять нельзя.

Работодателю с 2026 года не нужно оповещать сотрудников о выборе формата, но попросить заявление можно, если неизвестно, сохранил человек бумажную книжку или перешёл на электронную. Срок для заявления работодатель указывает в уведомлении по своему усмотрению.

Частые вопросы

Обязательно ли заводить электронные трудовые книжки всем сотрудникам?

Отдельный документ заводить не нужно. Работодатель передаёт сведения о работе в Социальный фонд по форме ЕФС-1, и там они хранятся. Бумажную книжку при этом ведут только тем, кто её сохранил.

Можно ли вернуться с электронной книжки на бумажную?

Нет. Обратный переход не предусмотрен: решение о переходе на электронный формат окончательное.

Что делать, если сотрудник принёс пустую бумажную книжку?

Заполнять её нельзя, если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года. У него ведётся электронная книжка, а бумажный бланк остаётся незаполненным.

Как работник узнает, что записано в его электронной книжке?

Сведения доступны в личном кабинете на портале Госуслуг и на сайте фонда. Справку по текущему работодателю выдаёт компания, по всей карьере — Социальный фонд.

Что будет со стажем до 2020 года?

Работодатели передают в фонд данные о периодах работы начиная с 1 января 2020 года. Сведения о более ранней работе работник может добавить, обратившись в фонд лично, через Госуслуги или МФЦ с бумажной трудовой книжкой или её заверенной копией.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на одном человеке

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Заявления, уведомления, справки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — это часы, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»