Можно ли вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно

Коротко

Одновременно две книжки ведут, когда у работника есть бумажная трудовая, и он письменно не отказался от неё. Тогда работодатель заполняет бумажную книжку и передаёт сведения о работе в Социальный фонд — там они складываются в электронную. Если работник от бумажной отказался, она перестаёт вестись и выдаётся ему на руки с записью о сделанном выборе.

Что значит «одновременно» на практике

Электронная трудовая книжка — это не отдельный бланк и не файл, который кто-то хранит в папке. Это сведения о трудовой деятельности работника в Социальном фонде России. Работодатель передаёт их туда по всем периодам работы начиная с 1 января 2020 года, независимо от того, какая книжка у человека на бумаге.

Поэтому у сотрудника со стажем до 2021 года, который не писал отказ от бумажной книжки, документов фактически два: привычная книжка в отделе кадров и запись в базе фонда. Обе имеют одинаковую юридическую силу, и обе нужно поддерживать в актуальном состоянии — при приёме, переводе, увольнении.

Ведение трудовой книжки в электронном виде и на бумажном носителе одновременно

Такое ведение законно и обязательно, пока работник не выбрал электронную форму. Работодатель вносит запись в бумажную книжку на бумажном носителе и отдельно подаёт те же сведения в Социальный фонд — там они и составляют электронную версию. Один документ не подменяет другой: бумажная книжка остаётся источником сведений о работе в прежние периоды, а электронная собирает данные с 2020 года.

Двойная работа не означает двойных требований к записям: кадровое событие оформляют один раз приказом, а дальше разносят в две формы. Если бумажную книжку работник сохранил, её нельзя забросить и вести только электронную — это будет нарушением выбора работника.

Кто в какой ситуации

Устроился до 2021 года и написал заявление о сохранении бумажной книжки — работодатель ведёт бумажную и передаёт сведения в фонд.
Устроился до 2021 года и написал заявление об отказе от бумажной — книжку выдают на руки с записью о выборе, дальше только электронные сведения.
Устроился до 2021 года и не писал ничего — бумажная книжка продолжает вестись, сведения в фонд тоже идут.
Впервые устроился после 1 января 2021 года — бумажная книжка не заводится, все сведения только в электронном виде.

Как оформить выбор работника

Основание для любой из схем — письменное заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки. Пока заявления нет, работодатель продолжает вести бумажную книжку. Если работник выбрал электронную, в бумажной делают запись о сделанном выборе и выдают её на руки.

Работник, сохранивший бумажную книжку, может передумать в любой момент: подать заявление о переходе на электронную. Обратного перехода нет — с электронной книжки на бумажную вернуться нельзя. Это стоит проговорить с человеком до того, как он подпишет отказ.

Частые вопросы

Работодатель обязан вести обе книжки, если работник не отказался от бумажной?

Да. Минтруд разъяснял: если работник не подавал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведёт оба документа — и бумажный, и электронный.

Можно ли завести бумажную книжку сотруднику, который впервые устроился после 2021 года?

Нет. Таким работникам бумажная книжка не оформляется, сведения о работе ведутся только в электронном виде.

Можно ли вернуться к бумажной книжке после отказа от неё?

Нет. Обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную не предусмотрен.

Что делать, если в электронных сведениях ошибка?

Обратиться за корректировкой: работник может подать заявление через портал госуслуг или в Социальный фонд, приложив подтверждающие документы, — например, бумажную книжку или её заверенную копию.

Где работник может посмотреть свои электронные сведения?

В личном кабинете на портале госуслуг, в клиентской службе Социального фонда, в МФЦ или у текущего работодателя — выписку о периодах работы.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт не должен держаться на памяти одного инспектора

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Заявления о выборе книжки, приказы, переводы, сроки передачи сведений — всё это тонет в переписке и таблицах, и стоит кому-то уйти в отпуск, как что-то теряется. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»