Бухгалтер УСН: кто ведёт учёт на упрощёнке и что он делает
Коротко
Бухгалтер УСН — специалист, который ведёт учёт компании или ИП на упрощённой системе: книгу учёта доходов и расходов, налог и авансы, отчётность, зарплату и кадры. С 2026 года к этому добавился НДС: упрощенцы платят его, когда доход за прошлый год превысил 20 млн ₽, а до этого порога освобождены.
Чем работа на упрощёнке отличается от общей системы
На общем режиме бухгалтер ведёт полноценный бухгалтерский и налоговый учёт: счета, проводки, баланс, НДС по каждой отгрузке и счёту-фактуре. На упрощёнке ядро работы — книга учёта доходов и расходов и налоговый регистр по ней: именно по книге считается налог.
Второе отличие — лимиты. УСН держится в границах по доходу и по стоимости основных средств, и бухгалтер следит за ними нарастающим итогом с января, а не по итогам года. Перешагнул порог — меняется ставка, появляется НДС или теряется право на режим, и пересчитывать приходится с начала периода.
Что входит в работу бухгалтера на УСН
- Книга учёта доходов и расходов: каждая операция с первичным документом, доходы — кассовым методом, то есть по оплате.
- Налог и авансы: расчёт по ставке региона, уменьшение на страховые взносы, уплата авансов по итогам квартала и налога за год.
- Отчётность: декларация по УСН за год, уведомления и расчёты по НДФЛ и страховым взносам, отчёты в Социальный фонд.
- Зарплата и кадры: начисления, НДФЛ, взносы, отпускные и больничные, приказы и трудовые книжки.
- Контроль лимитов: доход, стоимость основных средств, численность, а с 2026 года — порог освобождения от НДС.
- Ответы на требования и пояснения из налоговой, сверка расчётов с бюджетом.
«Доходы» и «доходы минус расходы»: разный учёт
При объекте «доходы» расходы в книгу не попадают и налог считается от выручки; уменьшить его можно на страховые взносы. Работы у бухгалтера меньше: главное — полно учесть поступления и не потерять внереализационные доходы.
При «доходах минус расходы» каждый расход нужно подтвердить документом и проверить, есть ли он в перечне статьи 346.16 Налогового кодекса. С 01.01.2026 перечень открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 кодекса. Это расширяет возможности, но требует от бухгалтера обоснования по каждой спорной позиции.
Расходы при этом принимаются по оплате и после исполнения обязательства — правило статьи 346.17: мало заплатить, нужно, чтобы поставщик отгрузил товар или оказал услугу.
НДС на упрощёнке с 2026 года
Освобождение от НДС даётся, если доход за прошлый год не больше 20 млн ₽ — порог действует за 2025–2028 годы. В 2026–2029 годах освобождение теряется, когда доход текущего года превысил 20 млн ₽, и НДС начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Дальше упрощенец выбирает: общие ставки 22, 10 или 0 % с вычетами входного НДС либо спецставки 5 и 7 % без вычетов. В 2026 году спецставку 5 % применяют с учётом дохода за 2025 год и дохода текущего года: если при её применении доход с начала 2026 года превысил 272,5 млн ₽, с первого числа следующего месяца в общем случае применяют 7 %, а при превышении 490,5 млн ₽ право на УСН и спецставки утрачивается с первого числа месяца превышения. Спецставку держат 12 кварталов подряд.
Для бухгалтера это отдельный блок работы: счета-фактуры, книги покупок и продаж, раздельный учёт, декларация по НДС поквартально. Компаниям, которые перешагнули порог, дешевле перестроить учёт заранее, чем восстанавливать документы задним числом.
Кому нужен бухгалтер в штате, а кому хватает подрядчика
| Штатный бухгалтер | Бухгалтер на подряде | Сам собственник | |
|---|---|---|---|
| Когда подходит | Много операций, сотрудники, склад, НДС | Операций немного, учёт ровный, отчётность стандартная | Микробизнес без сотрудников, простая выручка |
| Что закрывает | Весь учёт, зарплату, кадры, ответы налоговой | Книгу, налог, отчётность, зарплату по договору | Книгу и декларацию, часто через сервис |
| Риск | Дороже, зависимость от одного человека | Нужен обмен документами и сроки | Ошибки в лимитах и НДС всплывают после проверки |
Частые вопросы
Обязан ли ИП на УСН держать бухгалтера?
Нет. Закон требует вести учёт доходов и расходов и сдавать отчётность, а кто это делает — сам предприниматель или наёмный специалист — решает он. На практике ИП без сотрудников с одной выручкой ведут книгу сами, а с работниками и НДС передают учёт бухгалтеру.
Что будет, если пропустить лимит по доходу?
Право на УСН теряется с 1-го числа месяца, в котором доход превысил предельный, — пункт 4 статьи 346.13 Налогового кодекса. Компания переходит на общий режим, и налог за этот период считается уже по его правилам. С 2026 года у упрощенцев есть промежуточный порог по НДС: превысил 20 млн ₽ — платишь НДС, но остаёшься на упрощёнке.
Нужен ли бухгалтер, если доход меньше 20 млн ₽ и НДС не платится?
Учёт и отчётность нужны в любом случае: книга, декларация, взносы и НДФЛ за сотрудников. Вопрос только в том, кто это делает. Пока операций немного, собственник закрывает их сам или через сервис; при росте объёма ошибки в книге стоят дороже, чем сопровождение.
Ведёт ли бухгалтер расчёт зарплаты?
Да, расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов — обычная часть работы бухгалтера в компании с сотрудниками. Он же готовит отчётность по взносам и персонифицированные сведения.
Как проверяется актуальность правил по УСН?
По Налоговому кодексу в действующей редакции и разъяснениям ФНС. Ставки и лимиты меняются почти каждый год, поэтому бухгалтер сверяет их перед каждой кампанией отчётности, а не держит в памяти с прошлого раза.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Прежде чем отдавать учёт, посчитайте, что он стоит бизнесу
Покажу, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте
Учёт на упрощёнке показывает налог, но не показывает, какая позиция приносит деньги, а какая их съедает. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.
На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель. По ней видно, что будет с деньгами при росте, новой ставке или лишнем сотруднике. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.