Реестр больничных листов: что это и как его подают в Социальный фонд

Коротко

Реестр больничных листов — это сведения о застрахованных работниках и их пособиях, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, чтобы фонд назначил и выплатил больничный. Работник приносит номер электронного листка нетрудоспособности, а работодатель подтверждает стаж, заработок и условия работы — из этих данных фонд считает пособие.

Зачем нужен реестр

Больничный лист сейчас электронный: врач оформляет его в информационной системе, а работник получает номер. Электронный листок поступает в систему фонда. СФР использует сведения о заработке из персонифицированного учёта и при необходимости запрашивает у работодателя недостающие данные для назначения пособия.

Пособие платит Социальный фонд, а первые три дня собственной болезни работника оплачивает работодатель. Реестр нужен, чтобы фонд рассчитал свою часть и перечислил деньги работнику напрямую.

Реестр — не отчётность и не декларация: это документ для назначения конкретного пособия. Один реестр может включать несколько работников и несколько листков.

Реестр больничных листов в ФСС: куда он уходит теперь

Реестр больничных листов в ФСС привыкли подавать, пока существовал сам Фонд социального страхования. С 2023 года фонд вошёл в Социальный фонд России, и реестр подают туда — в ту же организацию, которая теперь назначает и платит пособия. Прежние формы и личные кабинеты ФСС заменены сервисами Социального фонда, но смысл документа не изменился: это сведения от работодателя для расчёта пособия.

Если в бухгалтерии остались шаблоны с шапкой ФСС, их заменяют на актуальные формы фонда. Старые бланки фонд не примет, и пособие зависнет до тех пор, пока работодатель не передаст сведения в новом виде.

Какие сведения попадают в реестр

Данные работника: фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения, при необходимости — данные документа, удостоверяющего личность.
Номер электронного листка нетрудоспособности и период освобождения от работы.
Заработок за два года, предшествующих году болезни, с разбивкой по годам и с учётом предельной базы.
Страховой стаж на день начала болезни — от него зависит процент пособия.
Условия работы: полная или неполная ставка, районный коэффициент, периоды, которые исключаются из расчётного периода.
Сведения о работодателе: регистрационный номер в фонде, ИНН, КПП, подпись и дата.

Кто и когда подаёт

Реестр подаёт работодатель — организация или предприниматель, у которого работает человек. Основание — закрытый электронный листок: пока врач не завершил его, подавать нечего.

Сроки подачи реестра и порядок обмена документами с фондом устанавливает Социальный фонд. Работодатель передаёт реестр через личный кабинет или программу, которую использует для отчётности, и подписывает его электронной подписью.

Работнику подавать реестр не нужно и нельзя: он только сообщает работодателю номер листка нетрудоспособности.

Как исправить ошибку в реестре

Если в реестре неверный стаж, заработок или период, фонд либо не примет реестр, либо рассчитает пособие неправильно. Работодатель формирует исправленный реестр с теми же данными листка и верными сведениями и передаёт его заново.

С получателя излишне выплаченное пособие взыскивают при счётной ошибке или его недобросовестности. Если переплата возникла из-за недостоверных сведений, виновное лицо возмещает фонду причинённый ущерб. Удержание с получателя при каждой последующей выплате пособия или зарплаты составляет не более 20 % причитающейся суммы (часть 6 статьи 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Работнику стоит проверить свою часть данных: стаж по трудовой книжке, годы и суммы заработка. Если что-то расходится, об этом сообщают работодателю до того, как он отправит реестр.

Частые вопросы

Работник принёс бумажный больничный — что делать?

Обычно врач оформляет электронный листок, сведения о котором поступают через систему фонда. Для отдельных категорий застрахованных лиц, в том числе находящихся под государственной защитой, предусмотрен бумажный листок; его оформляют и оплачивают по установленному для таких случаев порядку. По номеру работодатель находит листок в системе фонда и включает данные в реестр.

Платят ли пособие исполнителю по договору подряда?

Исполнители по договорам на работы и услуги застрахованы на случай болезни с 2023 года. Право на пособие зависит от взносов, начисленных за предыдущий календарный год: их сумма должна быть не меньше стоимости страхового года (части 1 и 4.2 статьи 2 Закона № 255-ФЗ). Если условие выполнено, работодатель подаёт реестр и по такому исполнителю.

Входит ли больничный в среднесписочную численность?

Да, работник на больничном остаётся в списочной численности — его не исключают на дни болезни. В среднесписочную не входят внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам, у них считается отдельная средняя численность.

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия?

Да. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ по той же прогрессивной шкале, что и зарплата (пункт 1 статьи 224 Налогового кодекса), а не по фиксированной ставке. При этом само пособие освобождено от страховых взносов, включая взносы на травматизм (подпункт 1 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, статья 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Реестры и отчёты съедают время бухгалтерии

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Реестры, сверки, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы — на это уходят часы, и часть работы повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, где именно теряется время в отделах, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»