Расчёты с самозанятыми

Самозанятый — физическое лицо на специальном режиме НПД. Он работает лично, без наёмных сотрудников по трудовому договору, и учитывает доходы в приложении «Мой налог». Регистрация и расчёт налога идут через этот сервис, декларацию сдавать не нужно.

Годовой доход самозанятого ограничен 2,4 млн рублей. Ставка зависит от того, кто платит: 4% — если деньги пришли от гражданина, 6% — если от организации или ИП. Обязательных страховых взносов у самозанятого нет, но он может платить их добровольно. Режим продлён до конца 2028 года.

Для заказчика ключевое отличие от работника: с выплаты самозанятому не удерживают НДФЛ и не начисляют страховые взносы. С выплаты обычному физлицу по договору подряда заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ и платит взносы. Это и есть та экономия, ради которой бизнес выбирает самозанятых, — и одновременно зона повышенного внимания налоговой.

Нет. Самозанятый — не работник, а исполнитель по гражданско-правовому договору, и налог на профессиональный доход он платит сам. Заказчик не выступает налоговым агентом по НДФЛ и не начисляет страховые взносы на вознаграждение. В этом главное отличие расчётов с самозанятым от выплат штатному сотруднику или подрядчику-физлицу без специального режима.

Самозанятый сам формирует чек на каждое поступление, и на его основании налоговая считает налог: 6% с оплаты от организаций и ИП, 4% — от граждан. Если самозанятый потерял статус, а заказчик этого не заметил и продолжил платить без НДФЛ и взносов, у заказчика возникают недоимка, пени и штраф. Поэтому проверка статуса — не формальность, а обязанность заказчика по сути: именно он отвечает за то, чтобы не просрочить налоги.

Минимальный набор — договор, если он нужен, чек и акт, если он предусмотрен. Чек самозанятый формирует и передаёт заказчику; в нём указывают ИНН заказчика и описание услуги. Без чека расходы на покупку у плательщика НПД нельзя учесть при расчёте налога на прибыль или налога при УСН.

Договор с самозанятым удобно составлять на основе обычного гражданско-правового договора, но проверив его на признаки трудовых отношений. В договоре фиксируют конкретный результат, срок, стоимость и порядок приёмки. Опасные формулировки — те, что превращают исполнителя в штатного сотрудника: режим работы, подчинение внутреннему распорядку, ежемесячный оклад независимо от результата.

ФНС и Минтруд следят за подменой трудовых отношений гражданско-правовыми. Признаки такой подмены перечислены в проекте приказа Минтруда: компания под риском, если сотрудничает более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых работает с ней дольше трёх месяцев, получает от неё в среднем больше 35 тыс. рублей в месяц и более 90% своего дохода. Это не мгновенная переквалификация, а повод для проверки региональной комиссией.

Ещё одно ограничение: с бывшим сотрудником можно заключить гражданско-правовой договор, но доход от работ или услуг для бывшего работодателя не облагается НПД, если после увольнения прошло менее двух лет. Для такой выплаты применяют соответствующие правила НДФЛ и страховых взносов.

Если инспекция переквалифицирует договор в трудовой, заказчику доначислят НДФЛ и страховые взносы, пени и штраф. Поэтому важно не только проверять статус, но и строить отношения как с подрядчиком: конкретный результат, а не функция; акт, а не табель; оплата за работу, а не оклад по графику.