Расчёты с поставщиками: оплата счёта, взаиморасчёты и сверка

Поставщик выставляет счёт с реквизитами: его наименование, ИНН, КПП, банк, расчётный счёт, сумма и основание — договор или заявка. Покупатель проверяет реквизиты и отправляет в свой банк платёжное поручение. Банк списывает деньги с расчётного счёта компании и зачисляет их на счёт поставщика; в выписке появляется запись о списании с назначением платежа.

С этого момента долг перед поставщиком по этому счёту считается оплаченным, но расчёт не закончен: поставщик должен отгрузить товар, выполнить работу или оказать услугу и закрыть сделку документом — УПД, накладной или актом. Пока документ не получен, в учёте висит аванс, выданный поставщику.

Дата списания денег и дата отгрузки почти всегда разные, и это нормально. Важно, чтобы назначение платежа в поручении совпадало с номером и датой счёта или договора: по этой связке бухгалтерия и сверка находят, какой именно счёт закрыт.

Взаиморасчёты шире одного платежа. В них входят авансы, которые вы перечислили вперёд, отгрузки, которые поставщик сделал, зачёты встречных требований, возвраты денег и товара, скидки и претензии. Итог взаиморасчётов на любую дату — это сальдо: сколько вы должны поставщику или сколько он должен вам.

В бухгалтерском учёте расчёты с поставщиками и подрядчиками ведутся на счёте 60: по кредиту — то, что вы должны за полученное, по дебету — оплата и выданные авансы. Аналитику ведут по каждому поставщику отдельно, иначе сальдо по счёту в целом ничего не говорит о конкретном долге.

Разница между оплатой и взаиморасчётами видна в споре. «Мы заплатили» подтверждает платёжное поручение. «Мы ничего не должны» подтверждает только сверка: платёж мог уйти, а отгрузка не прийти, или наоборот — товар получен, а счёт ещё не оплачен.

Сверку начинают с акта сверки: в нём по каждой стороне идут дата, документ и сумма — отгрузки с одной стороны, оплаты с другой — и конечное сальдо. Поставщик присылает свой вариант, вы сверяете его со своими данными: выписками банка, полученными УПД и накладными.

Расхождения ищут по конкретным документам: платёж без отгрузки, отгрузка без счёта, оплата, попавшая не в тот договор, возврат, который не отразили. Каждое расхождение закрывают документом — актом, письмом об уточнении назначения платежа или корректировочным УПД.

Сверка нужна не только к отчётной дате. Её проводят перед крупной закупкой, при смене бухгалтера или материально ответственного лица, при споре о долге и перед инвентаризацией обязательств. Инвентаризацию расчётов с поставщиками проводят по документам учёта и письменным подтверждениям сумм от контрагентов.