Расчёты с подотчётными лицами

Подотчётные лица — работники организации, в том числе совместители, которым выдали из кассы наличные деньги с условием представить отчёт о том, как они потрачены. Сами деньги называют подотчётными суммами: это аванс на расходы компании, а не доход человека.

Чаще всего под отчёт выдают командировочные и хозяйственные расходы: канцелярия, бензин, мелкий ремонт, оплата услуг для организации. Пока работник не отчитался, за ним числится задолженность перед компанией, и бухгалтер видит её на счёте 71.

По цели выдачи различают командировочные суммы — на проезд, жильё и суточные, и хозяйственные — на покупку товаров, работ и услуг для организации. По способу выдачи деньги могут пройти через кассу наличными или быть перечислены на счёт работника; во втором случае распорядительный документ всё равно нужен.

По движению денег есть три операции: выдача аванса, признание расходов по утверждённому авансовому отчёту и возврат неизрасходованного остатка. Возврат оформляют приходным кассовым ордером и обратной проводкой: дебет 50, кредит 71.

С 19.08.2017 наличие у работника непогашенной задолженности по прошлым авансам не мешает выдать ему новую сумму. Налоговая при этом по-прежнему советует проверять остатки: если за человеком висит долг, новая выдача может выглядеть как нецелевое использование средств.

Закон не устанавливает единый срок, на который выдают деньги под отчёт: его определяет руководитель и фиксирует в заявлении или приказе. Там же он вправе установить срок сдачи авансового отчёта.

Исключение — командировки: авансовый отчёт по итогам поездки представляют в течение 3 рабочих дней после возвращения из неё, это пункт 23 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501.

Неизрасходованный и своевременно не возвращённый аванс можно удержать из зарплаты по статье 137 Трудового кодекса, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Размер удержания ограничен статьёй 138. Решение принимают не позднее месяца со дня окончания срока возврата. Если срок пропущен или работник не согласен, остаток взыскивают через суд.

На суммы, которые выдают работнику под отчёт, ограничений нет. Но, расплачиваясь этими деньгами, работник действует от имени организации, поэтому обязан соблюдать предельный размер расчётов наличными: не больше 100 000 ₽ по одному договору с другой организацией или предпринимателем. Это пункты 1 и 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Лимит касается платежей по договорам, которые работник заключает от имени компании по доверенности или по уже подписанным соглашениям. Если сумма по договору больше, наличными можно внести только 100 000 ₽, остальное — по безналу.

За нарушение предельного размера расчётов наличными организации грозит штраф до 50 000 ₽, руководителю — до 5 000 ₽ (статья 15.1 Кодекса об административных правонарушениях).