Перерасход по авансовому отчёту: что это и как возместить

Сотрудник получает аванс под конкретную задачу: поездку, закупку канцтоваров, оплату услуг. После этого он заполняет авансовый отчёт: сколько получил, сколько потратил, что приложил в подтверждение. Если расходы оказались больше аванса, в отчёте появляется перерасход — долг компании перед работником.

Обратная ситуация — остаток: сотрудник потратил меньше и возвращает разницу в кассу или на счёт. Перерасход и остаток — две стороны одного окончательного расчёта, который проводят после того, как руководитель утвердил отчёт.

Расходы подтверждают кассовые и товарные чеки, квитанции, билеты и посадочные талоны, акты выполненных работ. Каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом — это требует статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Без документа бухгалтер не отразит затраты, и доплачивать сотруднику не за что.

Срок выплаты закон прямо не устанавливает — его задаёт локальный нормативный акт компании: положение о расчётах с подотчётными лицами, приказ или инструкцию. В типовом варианте перерасход выплачивают в течение трёх рабочих дней со дня утверждения авансового отчёта руководителем.

Если такого срока в документах компании нет, закрепите его: без него бухгалтерия и сотрудник по-разному понимают, когда деньги должны прийти. Заодно пропишите, кто утверждает отчёт, в какой форме подают заявление на возмещение и каким способом перечисляют деньги — через кассу или на карту.

Отдельно о командировках: если работник потратил на проезд больше, чем получил до отъезда, перерасход возмещают по окончании командировки на основании подтверждающих документов.

После проверки отчёта и утверждения руководителем сумму перерасхода вносят в авансовый отчёт, а деньги выдают из кассы по расходному кассовому ордеру или переводят на счёт сотрудника. Основание — заявление работника с разрешительной надписью руководителя.

Если речь о покупке в валюте, а аванс выдан в рублях, порядок пересчёта зависит от документов. Когда есть справка о покупке валюты или выписка банка с курсом обмена на момент траты, все расходы пересчитывают по этому курсу. Если таких документов нет, часть расходов в пределах аванса пересчитывают по курсу Банка России на дату выдачи аванса, а перерасход — по курсу на дату утверждения авансового отчёта. Такой порядок следует из пунктов 5–7 ПБУ 3/2006, подпункта 5 пункта 7 и пункта 10 статьи 272 НК, пункта 2 статьи 346.17 НК; его подтверждают письма Минфина от 16.04.2021 № 03-03-07/28695 и от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059.