Перерасчёт заработной платы
Коротко
Перерасчёт заработной платы — это новое начисление за уже закрытый период: месяц, квартал или год, когда в расчёте нашли ошибку, поменялись исходные данные или изменились правила. Зарплату за прошлое заново считают по тем нормам, которые действовали в этом периоде, а разницу доплачивают или удерживают и отражают в отчётности.
Когда зарплату за прошлые месяцы пересчитывают
Поводов несколько. Первый — счётная или техническая ошибка: не тот оклад в программе, пропущенная премия, неверно взятые дни отпуска или больничного. Второй — сотрудник принёс документы позже, например исполнительный лист или справку о предыдущем заработке. Третий — изменились правила: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 ₽ (закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), и если месячная зарплата за полностью отработанную норму и выполненные нормы труда ниже применимого минимума, нужно обеспечить доплату.
Отдельный случай — выплаты по среднему заработку: отпускные, командировочные, больничные. Если в расчётном периоде потом нашлась ошибка, средний заработок пересчитывают, а разницу доплачивают. С 2026 года изменился и порядок отражения НДФЛ при перерасчёте таких выплат: закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ поправил пункт 6.2 статьи 210 Налогового кодекса, и в программах учёта этот механизм обновлён.
Как оформить перерасчёт шаг за шагом
- Найти и описать ошибку: что начислено, что должно быть, за какой месяц и по какому документу. Полезно приложить расчёт или служебную записку того, кто нашёл расхождение.
- Издать приказ о перерасчёте: период, причина, сумма доначисления или удержания, сотрудники. Унифицированной формы нет, приказ составляют в свободной форме.
- Пересчитать налоги и взносы за тот же период: НДФЛ, страховые взносы, взносы на травматизм. Если период уже сдан, подать уточнённую отчётность.
- Доначислить или удержать разницу в ближайшей выплате и показать её в расчётном листке отдельной строкой.
- Если ошибка занизила выплату, доплатить и начислить проценты по статье 236 ТК — не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки, со следующего дня после срока по день расчёта включительно.
За какой период можно пересчитать
Заработную плату пересчитывают за тот период, в котором допущена ошибка, по правилам этого периода. Предельный срок давности для перерасчёта в пользу работника законом не ограничен: недоплату нужно закрыть, даже если ошибка нашлась через год.
Для удержания с работника действует другое правило: удержать излишне выплаченное можно только в случаях, прямо перечисленных в статье 137 ТК, в частности при счётной ошибке. Если работник не оспаривает основание и размер, удержание оформляют его письменным согласием. Месячное удержание ограничено статьёй 138 ТК: по общему правилу не больше 20 % заработка к выплате.
Страховые взносы и НДФЛ тоже пересчитывают за период ошибки. Предельная база по взносам на 2026 год — 2 979 000 ₽ (постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705), и доплата может изменить то, по какому тарифу облагалась часть выплат.
Перерасчёт и НДФЛ: когда доход считается полученным
Дата фактического получения зарплаты для НДФЛ — день её выплаты или перечисления на счёт работника. Поэтому доначисление за прошлый месяц включают в доход периода, когда его выплатили: НДФЛ относится к тому периоду, в котором начислена сумма.
Если налог уже удержан и перечислен, разницу по НДФЛ доплачивают или возвращают по итогам перерасчёта, а при необходимости уточняют отчётность. С 2026 года действует прогрессивная шкала: 13 % до 2,4 млн ₽ годовой базы, дальше 15, 18, 20 и 22 % с превышения (пункт 1 статьи 224 НК). Доплата увеличивает базу года, и в месяце, где порог пройден, налог считают частично по повышенной ставке.
Частые вопросы
Можно ли пересчитать зарплату без заявления работника?
Да. Перерасчёт — обязанность работодателя, если начисление сделано неверно. Заявление работника нужно для удержания излишне выплаченного, когда работник не оспаривает основание и размер: без его письменного согласия удержать можно только при счётной ошибке и в других случаях статьи 137 ТК.
Нужно ли подавать уточнённую отчётность?
Уточнённый расчёт подают, если в ранее сданной отчётности обнаружены ошибки или неполнота сведений, требующие исправления. Доплату зарплаты для НДФЛ учитывают по дате её выплаты; взносы проверяют по правилам расчёта за соответствующий период. Если суммы не изменились, отчётность не корректируют.
Что делать, если ошибка нашлась после увольнения сотрудника?
Недоплату перечисляют бывшему работнику вместе с компенсацией по статье 236 ТК. Взыскать переплату можно только при основаниях, предусмотренных статьёй 137 ТК, например при счётной ошибке или установленных судом неправомерных действиях работника.
Считается ли перерасчёт за прошлый год доходом текущего года?
Да. Для НДФЛ денежная зарплата считается полученной в день выплаты. Поэтому доначисление за прошлый год, выплаченное сейчас, входит в доход текущего года и учитывается при определении права на вычеты за этот год. Это важно для годовой базы НДФЛ и для лимитов вычетов на детей.
Как оформить приказ на перерасчёт в связи с ошибкой?
Формы нет, пишут в свободной форме: наименование организации, дата и номер, период перерасчёта, причина, сотрудники и суммы, основание — служебная записка или расчёт. С приказом знакомят тех, кого он касается.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Ошибки в расчётах видны, когда считать приходится вручную
Покажу, какую рутину в расчётах можно отдать программам
Перерасчёты обычно всплывают там, где цифры переносят руками: из табеля в таблицу, из таблицы в отчёт. Я смотрю, на что в вашей бухгалтерии и отделах уходят часы, и показываю, какую часть этой работы выгодно отдать ИИ.
Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.