Перерасчёт отпускных: когда нужен и как сделать

Отпускные и зарплату считают из разных наборов месяцев, и это главная причина путаницы. В средний заработок для отпускных входят выплаты по трудовому договору за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска, в том числе оплата работы в выходные и праздники. Поэтому если зарплату за один из этих месяцев начислили позже и не полностью, отпускные посчитаны из заниженной базы.

Само по себе начисление зарплаты в месяце выплаты отпускных ничего не меняет: расчётный период привязан к дате начала отпуска, а не к дате, когда бухгалтерия провела начисление. Пересчитывать нужно, когда изменилась сумма выплат, попавших в расчётный период, а не когда их просто отразили в учёте.

Ошибку исправляют независимо от того, сколько времени прошло. Если работу в выходной оплатили неверно в прошлом году, а увидели это сейчас, пересчитывают все отпуска, в расчёт которых попал этот месяц, а доначисление относят к тому месяцу, к которому оно относится, а не к месяцу обнаружения.

Когда повышение произошло в расчётном периоде, выплаты до повышения умножают на коэффициент — отношение нового оклада к старому. Когда оклад вырос после расчётного периода, но до начала отпуска, индексируют уже посчитанный средний заработок. Когда оклады выросли, пока человек в отпуске, пересчитывают только дни отдыха после даты повышения, а за дни до неё отпускные остаются прежними.

Пересчёт при повышении — обязанность, а не право работодателя, но только если оклады подняли всем в организации, филиале или подразделении. Повышение одному сотруднику базу для среднего заработка не меняет.

Сначала сравнивают новую сумму отпускных с уже выплаченной. Положительная разница — доплата, её перечисляют работнику. Отрицательная — излишне выплаченная сумма.

Удержать переплату из ближайшей зарплаты можно только с согласия работника. При счётной ошибке работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня выплаты, если работник не оспаривает основание и размер удержания. В остальных случаях действуют основания и ограничения статьи 137 ТК РФ. Если переплата возникла из-за неверного расчёта, а не арифметики, остаток можно зачесть при следующем расчёте отпускных.

Когда работник получил меньше положенного, работодатель обязан доплатить и начислить компенсацию за задержку по статье 236 ТК РФ. Отдельного срока для доплаты пересчитанных отпускных закон не устанавливает: разницу перечисляют в ближайший день выплаты зарплаты.

Вместе с суммой отпускных корректируют налог на доходы и страховые взносы, начисленные с неё. При доплате налог и взносы доначисляют с разницы, при сторнировании — уменьшают ранее начисленные суммы.

Пересчёт оформляют бухгалтерской справкой-расчётом: причина, период отпуска, новый средний заработок, прежняя и новая суммы отпускных, итоговая разница. Унифицированной формы нет, компания разрабатывает её сама. В учёте доплату проводят обычными проводками, сторнирование — записями с минусом по счетам затрат и резервов.