Если бухгалтер переплатил зарплату — надо ли возвращать

Коротко

Переплата — это деньги, выданные работнику сверх того, что ему положено по трудовому договору и закону. Вернуть переплату можно добровольно. Взыскать её с работника работодатель вправе только в случаях, перечисленных в статье 137 ТК РФ. Порядок зависит от того, кто ошибся и согласен ли работник.

Когда переплату можно взыскать

Трудовой кодекс в статье 137 разрешает удержать излишне выплаченную зарплату только в перечисленных случаях. Счётная ошибка — один из них. Под ней понимают арифметический промах: неверно сложили, умножили, взяли не ту цифру. Опечатка в программе, потерянный приказ, неверно применённая надбавка или стаж — уже не арифметика, и удержать такие суммы без письменного согласия работника нельзя.

Другой случай — переплата из-за невыполнения норм труда или простоя, если орган по рассмотрению трудового спора признал вину работника. Также взыскание возможно, если переплата связана с неправомерными действиями работника, установленными судом. Само по себе двойное перечисление счётной ошибкой не считается.

Обратная сторона: если работник получил лишнее из-за того, что бухгалтерия неверно применила норму права, взыскать это через удержание нельзя. Ошибка в толковании закона — не счётная ошибка, даже если она привела к лишним нулям в расчётке.

Что делать по шагам

Пересчитать выплату и зафиксировать переплату: расчётный листок, служебная записка бухгалтера, сумма и период.
Проверить природу ошибки. Арифметический промах — удержание возможно по статье 137 ТК. Ошибка в норме, программе или данных — только с письменного согласия работника.
Обсудить возврат с работником. Если он оспаривает основание или размер удержания, самостоятельно удерживать переплату нельзя. При законном удержании общий предел обычно составляет 20 % при каждой выплате зарплаты.
Издать приказ об удержании и ознакомить с ним работника под подпись. В приказе — сумма, основание и месяц, из которого удерживаете.
Вернуть деньги в кассу или удержать из следующей зарплаты. Если работник не согласен — вопрос решает комиссия по трудовым спорам или суд.

Сколько можно удержать за месяц

Статья 138 ТК ограничивает общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты: не больше 20 % причитающейся суммы, а в случаях, прямо названных федеральными законами, — до половины. Это касается и возврата переплаты.

Считают от суммы, которая осталась после НДФЛ. Если у работника несколько удержаний — алименты, возмещение ущерба, возврат переплаты, — их общая доля тоже упирается в этот предел.

Если работник написал заявление и сам согласился вернуть всю сумму сразу, удерживать частями не нужно. Но согласие должно быть добровольным и письменным: устная договорённость в споре не поможет ни одной из сторон.

Счётная ошибка и другие причины переплаты

	Счётная ошибка	Ошибка в норме или программе	Работник не согласен
Удержать без согласия	Возможно при наличии законного основания, если работник не оспаривает основание и размер удержания; обычно не более 20 % при каждой выплате зарплаты.	Нельзя	Только через суд или комиссию по трудовым спорам
Основание	Статья 137 ТК	Статья 137 ТК не применяется	Статья 137 ТК и статья 391 ТК
Что нужно оформить	Приказ и расчёт, ознакомление под подпись	Письменное заявление работника	Иск или заявление в комиссию
Срок	Не установлен законом, но тянуть нельзя	По договорённости	По общим правилам исковой давности

Если работник уволился

После увольнения удерживать из зарплаты уже нечего: окончательный расчёт закрыт. Остаётся либо добровольный возврат, либо взыскание в судебном порядке.

Обращаться в суд имеет смысл, когда переплата очевидна и подтверждена документами: расчётными листками, приказом, служебной запиской. Если же ошибка возникла из-за неверного толкования закона, шансы невелики: суды такие суммы с работника не взыскивают.

Частые вопросы

Обязан ли работник возвращать переплату?

Работник может вернуть переплату добровольно. Взыскать её без добровольного возврата можно только по основаниям, установленным статьёй 137 ТК РФ.

Можно ли удержать всю сумму сразу?

Работник может добровольно вернуть всю сумму. Если он оспаривает основание или размер удержания, работодатель не вправе самостоятельно удержать переплату. При законном удержании общий предел обычно составляет 20 % при каждой выплате зарплаты.

Что считается счётной ошибкой?

Арифметический промах в расчёте: неверное сложение, умножение, опечатка в цифре. Неверно применённая надбавка, стаж или норма закона счётной ошибкой не считаются.

Что делать, если работник отказывается возвращать?

Спор рассматривает комиссия по трудовым спорам или суд. Обращаться туда стоит, когда переплата подтверждена документами и возникла из-за арифметической ошибки.

Нужно ли удерживать НДФЛ с переплаты?

Переплата — это доход работника, поэтому НДФЛ с неё удерживают в общем порядке. При возврате суммы работником налоговый агент пересчитывает налог за тот период, когда выплата была произведена.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Ошибки в расчётах видны, когда уже поздно

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пересчёты зарплаты, сверки и отчёты съедают часы бухгалтерии, а ошибки всплывают в самый неудобный момент. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»