Переход на электронную трудовую книжку: как оформить

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о работе человека в информационной системе Социального фонда России. Бумажный бланк при таком варианте не ведётся. Переход на электронную трудовую книжку добровольный: работник пишет заявление, работодатель передаёт кадровые события в фонд по форме ЕФС-1, а сам сотрудник смотрит записи в личном кабинете на портале госуслуг.

Кто уже на электронной книжке, а кто выбирает

Тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения о стаже с первого дня ведутся только в электронном виде. Это же правило действует для подростков, которые устраиваются на летнюю работу.

Остальные решают сами. Работник, у которого есть бумажная книжка, в любой момент вправе подать работодателю письменное заявление о переходе на электронный формат. Обратной дороги нет: тот, кто выбрал электронную книжку, вернуться к бумажной уже не может. А тот, кто когда-то выбрал бумажную, передумать может в любой момент.

Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Работник пишет заявление на имя работодателя: просит вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и выдать бумажную книжку на руки. Дату перехода указывает в заявлении.
Работодатель издаёт приказ, вносит запись о переходе в бумажную книжку и выдаёт её работнику под подпись — дальше она хранится у него.
Кадровые события — приём, перевод, увольнение, должность, специальность, квалификация — работодатель передаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1.
Работник проверяет записи в личном кабинете на портале госуслуг. Если нужна бумажная выписка, её выдают у последнего работодателя, в клиентской службе фонда или в МФЦ.

Что меняется для работодателя

Бумажную трудовую книжку работодатель продолжает вести у тех, кто выбрал её по заявлению, а также у работников, которые не подали заявление о выборе формата. У остальных её нет: задача сводится к тому, чтобы вовремя передавать сведения о кадровых событиях в Социальный фонд по форме ЕФС-1.

Оповещать сотрудников о выборе формата книжки в 2026 году работодатель не обязан. Но если человек долго не выходил на работу и неизвестно, какой формат он выбрал, имеет смысл попросить заявление и указать в уведомлении срок, за который его нужно представить.

Бумажная и электронная книжка

	Бумажная	Электронная
Где хранится	У работодателя во время работы; после выдачи — у работника	В информационной системе Социального фонда России
Кто ведёт	Работодатель	Работодатель передаёт сведения по форме ЕФС-1
Как посмотреть	Только сам бланк	Личный кабинет на портале госуслуг
Бумажная выписка	Сам бланк	У последнего работодателя, в клиентской службе фонда или в МФЦ
Можно ли вернуться к бумажной	—	Нет, если работник уже выбрал электронную

Частые вопросы

Можно ли перейти на электронную трудовую книжку в любой момент?

Да. Работник с бумажной книжкой вправе подать заявление работодателю в любое время, и отказать ему в этом нельзя: выбор формата — его решение.

Что будет с бумажной трудовой книжкой после перехода?

Работодатель вносит в неё запись о переходе и выдаёт бланк работнику на руки под подпись. Дальше она хранится у самого работника, а сведения о работе идут в фонд.

Что делать, если работник не подавал заявление до конца 2025 года?

Если работник не подавал заявление о выборе формата, работодатель продолжает вести его бумажную книжку. Работник может позже подать заявление о переходе на электронные сведения.

Нужно ли приносить бумажную книжку при приёме на работу?

При приёме на работу обычно предъявляют трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. Если работник перешёл на электронный формат, сведения можно представить вместо бумажной книжки.

Как проверить, что в электронной книжке всё верно?

Посмотреть записи в личном кабинете на портале госуслуг. Если нашли неточность, её нужно исправлять через работодателя: именно он передаёт сведения в фонд.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые события не должны теряться

Покажу, какую кадровую рутину в компании можно отдать ИИ

Передача сведений в фонд, заявления, приказы, напоминания сотрудникам — всё это часы работы кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»