Отпуск вне графика отпусков: как оформить

Коротко

Отпуск вне графика отпусков — это ежегодный оплачиваемый отпуск в даты, которых нет в утверждённом графике. График обязателен и для работника, и для работодателя (статья 123 ТК РФ), поэтому такой отпуск оформляют заявлением работника, приказом и изменениями в графике и личной карточке. Отказать можно не всегда: отдельным работникам закон даёт право выбрать время отпуска, и тогда график отступает.

Когда отпуск вне графика возможен

По общему правилу очерёдность отпусков задаёт график, и самовольно его не меняют ни работник, ни работодатель. Вне графика отпуск предоставляют в трёх ситуациях: работник входит в льготную категорию и выбирает даты сам, стороны договорились о переносе, либо компания нарушила свои обязанности — не уведомила об отпуске за две недели (статья 123 ТК РФ) или не выплатила отпускные за три дня до начала (статья 136 ТК РФ).

Право на отпуск в удобное время закон даёт многодетным работникам с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет (статья 262.2 ТК РФ), женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (статья 260 ТК РФ), несовершеннолетним (статья 267 ТК РФ), одному из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет (статья 262.1 ТК РФ). В этих случаях отказ невозможен.

Остальным работникам отпуск вне графика дают по согласованию. Работодатель вправе отказать, если отсутствие человека мешает работе, и предложить другой период. Если работник уже был отозван из отпуска, неиспользованную часть он берёт в удобное время (часть 2 статьи 125 ТК РФ).

Как оформить: пошагово

Заявление работника на имя руководителя. Формы закон не устанавливает: укажите должность и ФИО, рабочий год, за который просите отпуск, даты начала и окончания, число дней и причину, если она даёт льготу. Зарегистрируйте заявление в журнале входящих документов.
Решение руководителя: согласовать даты или отказать с причиной. Работнику из льготной категории отказать нельзя.
Приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме или по форме компании, с которой работник ознакомлен.
Изменения в графике отпусков: в графе о фактической дате или отдельным приложением к графику фиксируют новые даты и основание переноса.
Запись в личной карточке работника, если она ведётся.
Отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). При совпадении с выходными срок сдвигается по правилам статьи 14 ТК РФ.

За сколько дней подавать заявление

Срока, до истечения которого работник вправе попросить отпуск вне графика, закон не устанавливает. Роструд в письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1 советует подавать заявление заблаговременно — например, не позднее чем за три дня до начала отпуска, чтобы компания успела выполнить правило об оплате за три дня.

Если до желаемой даты осталось меньше трёх дней, работодатель вправе отказать: выплатить отпускные в срок он уже не сможет. Работнику из льготной категории даты согласуют, но и здесь разумно предупредить заранее — иначе компания нарушит статью 136 ТК РФ.

Когда работник просит добавить дни к уже идущему отпуску, дополнительные дни оформляют отдельным периодом: заявление, приказ, оплата по среднему заработку за 12 календарных месяцев перед месяцем начала этого периода.

Кому отпуск вне графика дают обязательно, а кому по согласованию

Работник	Отпуск в удобное время	Основание
Многодетный, трое и более детей до 18 лет, младшему нет 14	Обязательно	ст. 262.2 ТК РФ
Женщина перед отпуском по беременности и родам или сразу после	Обязательно	ст. 260 ТК РФ
Работник до 18 лет	Обязательно	ст. 267 ТК РФ
Один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет	Обязательно	ст. 262.1 ТК РФ
Отозванный из отпуска — на неиспользованную часть	Обязательно	ч. 2 ст. 125 ТК РФ
Любой работник по договорённости с руководителем	По согласованию	ст. 123 ТК РФ
Работник, которому не выплатили отпускные за три дня или не уведомили за две недели	Перенос по требованию работника	ст. 124, 136 ТК РФ

Частые вопросы

Обязательно ли заявление, если отпуск по графику?

Нет. По графику достаточно уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели (статья 123 ТК РФ). Заявление нужно именно для отпуска вне графика.

Можно ли отказать работнику в отпуске вне графика?

Можно, если он не входит в льготную категорию и стороны не договорились о датах. Работникам из перечня статей 260, 262.1, 262.2, 267 ТК РФ и отозванным из отпуска отказать нельзя.

На сколько дней можно взять отпуск вне графика?

На любое число дней в пределах заработанного отпуска. Делить отпуск на части можно по соглашению сторон, но одна часть за год должна быть не меньше 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Что будет, если отпускные не выплатить за три дня?

Работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок (статья 124 ТК РФ). За задержку выплаты начисляют проценты не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).

Нужно ли менять график отпусков?

Да. График обязателен для обеих сторон, поэтому новые даты фиксируют в графике и в личной карточке работника, если она ведётся.

Можно ли взять отпуск только на выходные дни?

Нет. Отпуск считают в календарных днях, и оформить его только на субботу и воскресенье нельзя. Нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят и не оплачиваются (статья 120 ТК РФ).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока сотрудник отдыхает, работа не должна встать

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда человек уходит в отпуск вне графика, его задачи повисают: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»