Отправка трудовой книжки по почте при увольнении: сроки

Коротко

В день увольнения работодатель выдаёт трудовую книжку на руки. Если работника нет или он отказался её получать, работодатель направляет уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ, пункт 37 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи снимается. Отправка почтой — только с согласия работника.

Когда книжку отправляют почтой

Почтой книжку направляют, если в последний день работы выдать её невозможно: человек не пришёл, уехал или отказался расписаться в получении. Тогда работодатель в тот же день направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

Отправить книжку без такого согласия нельзя. Согласие дают письменно — отдельным заявлением или ответом на уведомление, где указан адрес. С этого момента работодатель знает, куда отправлять документ, и обязан это сделать.

Если книжка хранится в другом городе, а работник в день увольнения был на своём рабочем месте, выдать её на руки работодатель не мог. Суды в такой ситуации признают уведомление и последующую отправку почтой надлежащим исполнением обязанности.

Порядок действий работодателя

В день увольнения — уведомление работнику: явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой. Срок направления кодекс не задаёт; разумно сделать это в последний день работы, а при отпуске с последующим увольнением — в последний день работы перед отпуском.
Получить письменное согласие с адресом. Днём обращения считают день, когда работодатель получил заявление.
Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения отправить книжку почтой. Ценное письмо с описью вложения — привычный способ: опись подтверждает, что в конверте была именно трудовая книжка.
Сохранить уведомление, согласие, опись и квитанцию. Это доказательства при споре с работником или инспекцией труда.

Сроки: что говорит закон и что говорят суды

Прямого срока «отправить книжку в течение N дней с согласия» в Трудовом кодексе нет. Часть 6 статьи 84.1 говорит о письменном обращении работника, не получившего книжку: работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Выдачей считают и отправку почтой — закон не делит эти способы.

Шестой кассационный суд общей юрисдикции в постановлении от 23.05.2025 № 16-2584/2025 назвал трёхдневный срок со дня обращения разумным и не увидел нарушения в том, что книжку отправили в пределах трёх дней. Ориентир для работодателя — те же три рабочих дня со дня, когда получено согласие или заявление с просьбой выслать книжку.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. Это не отменяет обязанности отправить документ, когда работник дал согласие.

Книжка на бумаге и сведения о трудовой деятельности

	Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка
Что выдаёт работодатель	Трудовую книжку с записью об увольнении	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) на бумаге или электронно
Если работник не получил в день увольнения	Уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой	Уведомление либо отправка сведений заказным письмом с уведомлением по почте
Срок после обращения	Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения	Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения
Что снимает ответственность за задержку	Направление уведомления	Направление уведомления или письма со сведениями

Частые вопросы

Можно ли отправить книжку, не дожидаясь согласия работника?

Нет. Отправка почтой допускается только с согласия работника. Без согласия работодатель ограничивается уведомлением о необходимости явиться за книжкой.

В какой срок отправить книжку после согласия?

Ориентир — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Такой же срок закон устанавливает на выдачу книжки по письменному обращению работника, не получившего её после увольнения. Суды признают трёхдневный срок разумным.

Что будет, если книжку отправили позже?

Работодатель может получить предписание инспекции труда и штраф по статье 5.27 КоАП. Ответственность за задержку снимается со дня направления уведомления, но не освобождает от обязанности отправить книжку после согласия.

Как отправить книжку: обычным письмом или с описью?

Ценным письмом с описью вложения. Опись подтверждает, что в конверте лежала именно трудовая книжка, а квитанция — дату отправки. Это защищает работодателя, если работник заявит, что получил пустой конверт.

Работник не забрал письмо на почте — что дальше?

Обязанность работодателя исполнена с момента отправки: книжка направлена по адресу, который работник указал в согласии. Хранение книжки после отправки — забота работника и почты, а не работодателя.

Нужно ли что-то отправлять, если ведётся электронная трудовая книжка?

Да. Если работник не получил сведений о трудовой деятельности, работодатель направляет уведомление либо отправляет сведения заказным письмом с уведомлением на бумажном носителе. По обращению работника сведения выдают в трёх рабочих дней — на бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Увольнение не должно ломать работу отдела

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик разбирается с книжками, уведомлениями и описями, у продавцов и менеджеров копятся одни и те же письма, карточки в CRM и отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время сотрудников.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»