Можно ли отправить трудовую книжку по почте по просьбе работника

Часть 6 статьи 84.1 Трудового кодекса описывает две ситуации. Первая: в день увольнения выдать книжку невозможно — человек не пришёл или отказался её брать. Тогда работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте, и со дня отправки уведомления освобождается от ответственности за задержку. Вторая: человек книжку так и не получил и позже обратился с письменной просьбой. По такому обращению книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, добавляет прямое правило: направить книжку почтой по указанному работником адресу можно только с его согласия. Согласие — это и есть заявление с просьбой отправить книжку, в нём же указывают адрес.

Отправить книжку можно ценным письмом с описью вложения. В описи пишут, что именно вложено: «Трудовая книжка Иванова Ивана Ивановича». Опись — доказательство того, что ушла именно книжка, а не пустой конверт; без неё работодатель отвечает за утрату документа при пересылке.

Уведомление о вручении прикладывают к описи: по нему видно, когда работник получил письмо. Копию описи и квитанцию храните вместе с заявлением — это подтверждение, что обязанность исполнена в срок.

Нет. Сам работодатель выбирает почту только тогда, когда человек не пришёл за книжкой в день увольнения: тогда он направляет уведомление с предложением явиться или дать согласие на пересылку. Сама книжка уходит по почте лишь после того, как работник выразил согласие и назвал адрес.

Родственник без письменной просьбы самого работника книжку не получает. Закон не запрещает работнику доверить получение другому лицу, но и здесь нужна его воля, оформленная письменно: в заявлении он указывает адрес доверенного лица. С 1 января 2025 года общего запрета на пересылку трудовой книжки за границу нет. При согласии работника проверьте возможность отправки по выбранному адресу у почтового оператора.

Три рабочих дня считают со дня, когда работодатель получил обращение. Если заявление пришло письмом, день обращения — дата вручения письма, она стоит в уведомлении о вручении. Пропуск срока — задержка выдачи, за которую работодатель отвечает по статье 234 ТК РФ: возмещает работнику заработок, не полученный из-за того, что книжки не было на руках.

Уведомление, отправленное сразу после увольнения, снимает с работодателя ответственность за задержку с того дня, как оно ушло. Но если работник позже письменно попросил выслать книжку, три рабочих дня отсчитывают заново — от дня получения этой просьбы.