Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Коротко

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — способ выдать документ работнику, который в последний день работы не пришёл за ним или отказался брать книжку на руки. Закон допускает пересылку только с согласия работника: без него работодатель хранит книжку у себя и ждёт, пока человек за ней обратится.

Что говорит закон

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении и рассчитаться с ним. Это правило части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса и пункта 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Если выдать книжку лично не получается — человек не пришёл или отказался её брать, — работодатель направляет ему уведомление: явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Пересылка по указанному работником адресу возможна только с его согласия.

Как оформить отправку

Зафиксировать, что в день увольнения книжку выдать не удалось: акт об отсутствии работника или об отказе получить документ.
Направить уведомление с просьбой явиться за книжкой либо дать письменное согласие на отправку почтой; сохранить подтверждение отправки.
Получить письменное согласие работника с адресом, по которому пересылать книжку.
Отправить книжку почтой по этому адресу; по практике — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, чтобы подтвердить, что ушёл именно документ.
Подшить к личному делу копию согласия, квитанцию и опись; сопроводительное письмо закон не требует, но его удобно приложить.
Если работник после увольнения прислал письменное обращение с просьбой выдать книжку, выполнить её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Если согласия нет

Отправлять книжку по своей инициативе нельзя: пересылка без согласия создаёт риск утраты документа, а работник потом может заявить о задержке выдачи. Пока согласия нет, книжка хранится у работодателя и выдаётся, когда человек за ней придёт или письменно попросит.

Обращение работника может прийти и после увольнения. Тогда отсчёт идёт от дня, когда работодатель получил письмо: дату получения видно по уведомлению о вручении заказного письма или по отметке на самом письме.

Частые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет. По части шестой статьи 84.1 ТК и пункту 37 Порядка № 320н пересылка по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

В какой срок отправляют книжку, если работник прислал заявление?

Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения — так установлено частью шестой статьи 84.1 ТК. Днём обращения считают день, когда работодатель получил письмо.

Что будет, если уведомление отправлено, а работник молчит?

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. Документ хранится у работодателя, пока работник не обратится за ним или не даст согласие на пересылку.

Как отправить книжку, чтобы потом доказать факт пересылки?

По практике — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Квитанцию, опись и уведомление о вручении подшивают к личному делу работника.

Нужно ли письмо о том, что книжку отправили?

Закон его не требует. Сопроводительное письмо составляют по желанию на бланке организации с подписью руководителя: в нём указывают реквизиты согласия работника и данные трудовой книжки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока документы идут почтой, работа не должна стоять

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Увольнение и пересылка документов — разовые хлопоты, а кадровые бумаги, ответы сотрудникам и отчёты повторяются каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»