Отчётность ИП на УСН с работниками

Пока предприниматель работает один, весь комплект — декларация по УСН раз в год и взносы за себя. С первым трудовым или гражданско-правовым договором добавляется отчётность за физлицо: предприниматель становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком взносов с выплат работнику.

Второе следствие касается налога. На УСН «доходы» взносы уменьшают исчисленный налог, но у предпринимателя с работниками уменьшение ограничено половиной суммы налога. Налог нельзя свести к нулю взносами, как это делают ИП без наёмных работников. В декларации это строка 102: код «1» у того, кто платит физлицам, код «2» — у того, кто не платит.

Налог при УСН считается с доходов по ставке региона: на объекте «доходы» это 6 %, на «доходах минус расходы» — ставка субъекта. С выплат работнику предприниматель как налоговый агент удерживает НДФЛ и перечисляет его в бюджет, а сверх зарплаты начисляет страховые взносы по общему тарифу — 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё, плюс взносы на травматизм по тарифу своего класса риска. За себя предприниматель платит фиксированные взносы и дополнительный взнос 1 % с базы свыше 300 000 ₽. На УСН «доходы» база — доходы, на УСН «доходы минус расходы» — разница между доходами и расходами.

Один работник ничего не меняет в этом наборе: и отчёты, и налоги те же, что при нескольких сотрудниках. Разница только в суммах.

С 2025 года предприниматели на УСН — плательщики НДС. В 2026 году освобождение действует, если доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽. Превышение 20 млн ₽ с начала 2026 года прекращает освобождение с 1-го числа следующего месяца, и тогда к отчётности добавляется декларация по НДС — ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после отчётного квартала.

Упрощенцы с освобождением декларацию по НДС не сдают. Тем, кто перешёл на специальные ставки 5 % или 7 %, декларация нужна на общих правилах.

Годовой цикл строится вокруг декларации по УСН: она закрывает налоговый период, то есть календарный год. Отчётность за работников идёт своим ритмом — ежемесячные персонифицированные сведения, расчёты по НДФЛ и взносам, сообщения в фонд о кадровых событиях.

Уведомления об исчисленных суммах подают до срока уплаты налога или взноса: без них инспекция не увидит, как распределить деньги на едином налоговом счёте. Срок зависит от того, за какой период и по какому платежу подаётся уведомление.