Основные журналы кадрового делопроизводства
Коротко
Журналы кадрового делопроизводства — это книги учёта и регистрации, в которых кадровая служба фиксирует кадровые документы и действия: приём и увольнение, движение трудовых книжек, инструктажи, направления на медосмотры, ознакомление работников с локальными актами. Часть форм обязательна по закону, часть компания вводит сама, чтобы подтвердить порядок работы.
Зачем нужны журналы, если есть программа
Кадровые программы формируют приказы, личные карточки и отчёты, но проверяющий смотрит не только на них. Журнал показывает последовательность: когда документ создан, кому выдан, кто расписался. По нему восстанавливают хронологию, если приказ потерян или оспаривается дата.
Ведение журналов подчиняется общему правилу: титульный лист с наименованием работодателя, названием книги, датами начала и окончания ведения, основной раздел в виде таблицы с порядковым номером и датой записи. Листы нумеруют, книгу сшивают, сшивку пломбируют и заверяют подписью руководителя с указанием числа листов. Записи идут по порядку, чернилами, которые не выцветают.
Какие журналы ведут в кадровой службе
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — её спрашивают при любой проверке.
- Журнал регистрации приказов по личному составу: приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения и взыскания.
- Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
- Журнал регистрации локальных нормативных актов и книга ознакомления работников с ними и с должностными инструкциями.
- Журнал регистрации направлений на обязательный медицинский осмотр.
- Журнал регистрации инструктажей по охране труда: вводного и на рабочем месте.
- Журнал выдачи справок и копий документов, связанных с работой.
- Журнал учёта личных карточек и личных дел, если в компании их ведут.
- Журнал регистрации больничных листов и журнал учёта отпусков.
Что обязательно, а что компания вводит сама
Обязательным остаётся немногое. Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей ведёт каждый работодатель, у которого есть бумажные трудовые книжки. Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, он действует до 01.09.2027.
Регистрацию инструктажей по охране труда ведут по Правилам, утверждённым постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464: работодатель сам утверждает порядок регистрации и форму документирования, а при записи указывает сведения из пунктов 86–87 Правил. Программу вводного инструктажа разрабатывают по пункту 11 Правил на основе примерных тем приложения № 1 с учётом специфики организации.
Остальные журналы — внутренний инструмент. Их вводят приказом или включают в номенклатуру дел, и тогда ведение становится обязательным для самой компании: отсутствие записи будет нарушением собственного порядка.
Бумажный журнал и электронный
| Бумажный | Электронный | |
|---|---|---|
| Когда уместен | Бумажные трудовые книжки, инструктажи с живыми подписями, выдача документов на руки | Большие потоки приказов, несколько подразделений, удалённые работники |
| Подписи | Собственноручные | Усиленная квалифицированная электронная подпись, если порядок установлен |
| Хранение | Сшитый том с описью в архиве | Резервные копии и выгрузка на бумагу по требованию проверяющего |
| Кто утверждает | Руководитель на титульном листе и в сшивке | Руководитель приказом о переходе на электронный учёт |
Сколько хранить
Сроки задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет. Приказы об отпусках при вредных и опасных условиях, без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком — 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты.
Личные карточки работников хранят по тем же правилам: 75 лет для дел до 01.01.2003 и 50 лет для более поздних. Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для исчисления налогов, хранят 5 лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок.
Журнал инструктажей относят к документам по охране труда: срок хранения зависит от вида инструктажа и устанавливается по тому же перечню. Точный срок по каждому журналу фиксируют в номенклатуре дел — она и становится рабочим ориентиром для кадровой службы.
Частые вопросы
Можно ли вести журналы только в программе?
Можно, если компания утвердила электронный порядок и обеспечивает подписи и резервные копии. Бумажную книгу учёта движения трудовых книжек ведут там, где есть сами бумажные книжки: при увольнении работник расписывается за получение.
Нужно ли ставить печать на журнал?
Закон не требует печати на каждой странице. На сшивке указывают число листов и ставят подпись руководителя; печатью заверяют, если компания её использует.
Что будет, если журнал не вести?
По книге учёта движения трудовых книжек и по регистрации инструктажей проверяющий сделает замечание: подтвердить выдачу и ознакомление будет нечем. По остальным журналам последствие — невозможность доказать дату и факт кадрового действия.
Можно ли исправлять записи?
Да, аккуратно: ошибочную запись зачёркивают, рядом вносят верную, заверяют подписью и указывают дату исправления. Подчистки и замазывание не допускаются.
Сколько журналов заводить на филиалы?
Каждое обособленное подразделение ведёт свои книги, если кадровые документы оформляют на месте. В головном офисе тогда хранят копии или сведения о движении документов.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые журналы съедают часы, которые нужны бизнесу
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Регистрация приказов, сверка списков на инструктаж, напоминания о медосмотрах — работа, где важна не мысль, а последовательность. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую часть этой рутины выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.