Основные документы по охране труда

Коротко

Основные документы по охране труда — это локальные акты и журналы, которыми работодатель подтверждает, что обязанности по статье 214 ТК РФ выполнены: назначены ответственные, проведены обучение и инструктажи, оценка условий труда, выданы средства защиты, организован учёт микротравм и несчастных случаев. Единого списка для всех нет: базовый набор одинаков, а дальше состав зависит от численности, видов работ и вредных факторов.

Что значит «основные документы» и от чего зависит их состав

Обязанности работодателя в сфере охраны труда перечислены в статье 214 ТК РФ и одинаковы для крупного завода и ИП с двумя работниками. Различается объём документов: чем больше людей и опаснее работы, тем больше актов и журналов нужно вести.

Инспектор ГИТ при проверке запрашивает не один документ, а весь комплекс, который показывает, что система охраны труда работает. Отсутствие любого обязательного акта — нарушение государственных нормативных требований охраны труда, за которое отвечает статья 5.27.1 КоАП.

Перечень основных документов по охране труда

Положение о системе управления охраной труда — разрабатывают на основе Примерного положения, утверждённого приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н.
Приказ о назначении ответственного за охрану труда в организации и в подразделениях.
Положение о службе охраны труда — если работодатель создал такую службу. При численности более 50 работников вместо службы можно ввести должность специалиста по охране труда.
Инструкции по охране труда по должностям и видам работ, журнал учёта инструкций и их выдачи.
Программы обучения по охране труда и проверки знания требований, протоколы и удостоверения.
Документы по специальной оценке условий труда: отчёт, карты рабочих мест, декларация соответствия.
Документы по выдаче средств индивидуальной защиты: нормы, ведомости, личные карточки учёта.
Журнал регистрации микротравм и документы по расследованию несчастных случаев.
Документы по медицинским осмотрам и психиатрическим освидетельствованиям, где они обязательны.
Перечень мероприятий по улучшению условий труда и оценка профессиональных рисков.

Документы по организации работы и обучению

Систему охраны труда вводят в действие приказом руководителя: он утверждает положение о системе управления охраной труда, назначает ответственных и распределяет обязанности между руководителями подразделений. Работников знакомят с локальными актами под подпись.

Обучение и проверку знаний проводят по Правилам, утверждённым постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. Документы этого блока: программы обучения по общим вопросам охраны труда, по безопасным методам работ с вредными факторами, по работам повышенной опасности, по оказанию первой помощи и по применению средств защиты; протоколы проверки знаний; удостоверения; журнал регистрации инструктажей на рабочем месте.

Документы по специальной оценке условий труда и средствам защиты

Специальную оценку условий труда проводят по закону от 28.12.2013 № 426-ФЗ. По её результатам в организации остаются отчёт о проведении оценки, карты рабочих мест с классами условий труда и, если условия признаны допустимыми, декларация соответствия. Декларацию подают по форме и в порядке, утверждённым приказом Минтруда от 17.06.2021 № 406н.

Средства индивидуальной защиты выдают по Единым типовым нормам и Правилам обеспечения, утверждённым приказами Минтруда от 29.10.2021 № 766н и № 767н. Подтверждают выдачу ведомости, личные карточки учёта СИЗ и документы на саму спецодежду.

Документы по несчастным случаям и микротравмам

Микротравмы учитывают по рекомендациям, утверждённым приказом Минтруда от 15.09.2021 № 632н: работник сообщает о повреждении, работодатель регистрирует его в журнале и при необходимости направляет на осмотр.

Несчастные случаи расследуют по Положению, утверждённому приказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н. В пакет входят извещение о происшествии, приказ о создании комиссии, материалы расследования, акт по форме Н-1 и журнал регистрации несчастных случаев. Профессиональные заболевания расследуют по Правилам, утверждённым постановлением Правительства от 01.07.2022 № 1206.

Что нужно всем, а что зависит от условий

Документ	Нужен всегда	Зависит от условий
Положение о СУОТ и приказ о назначении ответственного	Да	—
Положение о службе охраны труда	—	При создании службы охраны труда
Инструкции по охране труда	Да	Состав зависит от должностей и видов работ
Документы по обучению и инструктажам	Да	Программы — по видам работ и вредным факторам
Документы по СОУТ	Да	На рабочих местах, где оценка проводится
Документы по СИЗ	—	Там, где средства защиты положены по нормам
Журнал микротравм	Да	—
Документы по расследованию несчастных случаев	—	При происшествии

Частые вопросы

Нужен ли полный пакет документов ИП с двумя работниками?

Обязанности по статье 214 ТК РФ одинаковы для всех работодателей. У ИП с небольшим штатом меньше инструкций и журналов, но положение о системе управления охраной труда, обучение, инструктажи и учёт микротравм нужны.

Когда нужно положение о службе охраны труда?

Положение нужно при создании службы охраны труда. При численности более 50 работников работодатель может вместо службы ввести должность специалиста. При меньшей численности он также может возложить функции на руководителя, другого уполномоченного работника или привлечь аккредитованного исполнителя.

Что будет, если части документов нет?

Инспектор ГИТ при проверке запрашивает весь комплекс. Отсутствие обязательного акта попадает под статью 5.27.1 КоАП: ответственность несёт работодатель, а при повторном нарушении — руководитель.

Можно ли вести документы в электронном виде?

Закон допускает электронный документооборот в трудовых отношениях, но часть документов работник должен подписывать лично. Порядок ведения и хранения устанавливает работодатель с учётом требований к архивному хранению.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы есть, а денег на рост нет

Покажу, какие расходы в компании съедают прибыль

Пакет по охране труда собран, но собственник не видит, сколько стоит содержание каждого направления и что даёт отдачу. Я считаю юнит-экономику по товарам, клиентам и каналам: сколько остаётся после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки и налогов.

На выходе — точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»