Оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера 2023

Коротко

Оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера — гарантия статьи 325 Трудового кодекса: работник раз в два года едет к месту отдыха и обратно по территории России за счёт работодателя, вместе с багажом до 30 кг. Право появляется одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в этой организации.

Что даёт статья 325

Статья 325 ТК РФ распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Работник имеет право один раз в два года на оплату за счёт работодателя стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Компенсируют проезд только в пределах территории Российской Федерации.

Право на компенсацию возникает у работника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в данной организации. То есть ждать два года с даты приёма не нужно: первый проезд оплачивают уже к первому отпуску.

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утверждён постановлением Правительства от 16.11.2021 № 1946.

Кто устанавливает правила и размер компенсации

Порядок различается по типу работодателя. Для федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений действуют Трудовой кодекс и Правила, утверждённые постановлением Правительства от 15.02.2025 № 164; они применяются с 1 сентября 2025 года вместо прежних Правил из постановления от 12.06.2008 № 455. Для органов власти субъектов РФ и их учреждений правила задают региональные акты, для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений — акты этих органов.

У работодателей вне бюджетной сферы размер, условия и порядок компенсации определяют коллективный договор, локальный нормативный акт, принятый с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и трудовые договоры. Если такие условия не прописаны, работник права на компенсацию не лишается: тогда применяют порядок, установленный для федеральных государственных учреждений.

Поэтому в частной компании первым делом смотрят свой локальный акт: что там сказано про срок в два года, про членов семьи, про виды транспорта и перечень документов.

Что компенсируют

Стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно по территории России — железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, в зависимости от того, что предусмотрено локальным актом.
Провоз багажа весом до 30 кг: эту границу называют подпункт 7 пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса и подпункт 8 пункта 1 статьи 20.2 закона № 125-ФЗ при освобождении от взносов, и на неё же ориентируются в правилах компенсации.
Проезд неработающих членов семьи работника — только у федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений: обязанность возложена на них частью второй статьи 325 ТК РФ.
У частного работодателя оплата проезда членам семьи возможна, только если это записано в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре.

Как получить компенсацию

Работник пишет заявление и указывает место отдыха и состав поездки. Работодатель может выдать аванс на проезд, а может возместить расходы после возвращения — это решает локальный акт.

После выхода из отпуска работник сдаёт отчёт о расходах с подлинниками проездных и перевозочных документов: билетами, багажными квитанциями, справками о стоимости проезда от транспортной организации. По Правилам из постановления № 164 отчёт подают в течение трёх рабочих дней после выхода из отпуска.

Билеты не обязательно оплачивать со своей карты. Если их купил супруг или другой член семьи, расходы всё равно подтверждены документами, и работник получает компенсацию.

Проезд за границу

Если работник отдыхает за пределами России, компенсируют стоимость проезда от места отправления до пункта пропуска через государственную границу и обратно. Зарубежный участок пути работодатель не оплачивает.

Расходы на проезд по России и провоз багажа до 30 кг не облагают НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на травматизм. При отдыхе за границей от налога и взносов освобождена только стоимость пути до пункта пропуска и обратно.

Частые вопросы

Как часто можно пользоваться компенсацией?

Один раз в два года. Право впервые появляется вместе с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в организации.

Обязан ли частный работодатель оплачивать проезд членам семьи работника?

По статье 325 ТК РФ обязанность оплачивать проезд неработающим членам семьи возложена только на федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды и федеральные государственные учреждения. У остальных работодателей это возможно, если условие записано в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре.

Что делать, если в локальном акте компании ничего не сказано про компенсацию?

Право на компенсацию сохраняется: применяют размер, условия и порядок, установленные для федеральных государственных учреждений. Лучше закрепить условия в коллективном договоре или локальном акте, чтобы у бухгалтерии был понятный перечень документов и сроки.

Можно ли компенсировать билеты, купленные не работником?

Да. Значение имеет подтверждение расходов документами на проезд работника и членов его семьи, а не то, с чьей карты оплачен билет.

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять взносы с компенсации?

Нет, если компенсированы проезд по территории России и багаж до 30 кг: такие суммы освобождены от НДФЛ и страховых взносов, включая взносы на травматизм. При отдыхе за границей освобождение действует только на путь до пункта пропуска через границу и обратно.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина съедает время, пока вы считаете документы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления на компенсацию, билеты, отчёты, сверки — это часы бухгалтерии и кадров, которые повторяются каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»