Нумерация штатного расписания каждый год новая или нет

Коротко

Закон не устанавливает, как нумеровать штатное расписание. Работодатель сам выбирает порядок: сквозную нумерацию от первого номера и дальше или ежегодную, которая начинается заново каждый год. Оба варианта законны, если правило закреплено в локальном акте или делопроизводстве компании.

Что говорит закон о нумерации

Штатное расписание не упомянуто в Трудовом кодексе как обязательный документ, и унифицированной формы для него нет с 2013 года. Раньше работодатели применяли форму № Т-3, утверждённую постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В ней было поле «Номер документа», но правила заполнения этого поля в указаниях по применению формы не раскрывались. Поэтому кадровики выбирали порядок сами: сквозной или ежегодный.

С 2013 года применение госкомстатовских форм необязательно. Компания может оставить форму Т-3, доработать её или создать свою. Вместе с формой она вправе решить и вопрос нумерации: сохранить её или обойтись без номера, если документ можно опознать по дате и реквизитам приказа об утверждении.

Два подхода к нумерации

Сквозная нумерация: первый номер — 1, каждый следующий документ получает номер на единицу больше. Номер не зависит от года. Так удобно, когда штатное расписание меняется часто и нужно видеть последовательность версий.
Ежегодная нумерация: каждый год начинается с номера 1. В номере или рядом с ним указывают год, например «1 от 09.01.2026». Так проще, когда штатное расписание утверждают раз в год и хотят, чтобы номер совпадал с годом.
Без номера: если форма компании не содержит поля «Номер документа», документ идентифицируют по дате и приказу. Этот вариант подходит, когда штатное расписание не меняется в течение года и хранится вместе с приказом.

Как закрепить выбранный порядок

Порядок нумерации прописывают в инструкции по делопроизводству, в локальном акте о кадровом учёте или в самой форме штатного расписания. Достаточно одной фразы: «Штатные расписания нумеруются сквозной нумерацией с 1» или «Нумерация штатных расписаний ежегодно начинается с 1». Если правило не закреплено, каждый новый кадровик может выбрать свой способ, и в документах появится путаница.

Когда компания меняет порядок, стоит издать приказ или внести правку в локальный акт. В нём указывают, с какой даты применяется новый порядок и как нумеровать документы, утверждённые до этой даты. Например, можно сохранить прежние номера и начать новую нумерацию только для документов, утверждённых после введения правила.

Частые вопросы

Обязательно ли нумеровать штатное расписание?

Нет. Закон не требует ни нумерации, ни определённого порядка. Если форма компании содержит поле «Номер документа», номер обычно присваивают. Если поля нет, документ можно опознать по дате и приказу об утверждении.

Можно ли каждый год начинать нумерацию заново?

Да. Ежегодная нумерация — такой же допустимый вариант, как и сквозная. Главное, чтобы порядок был единым и понятным тем, кто составляет и хранит штатные расписания.

Нужно ли менять номер при изменении штатного расписания?

Если изменения вносят в сам документ, он остаётся тем же штатным расписанием с прежним номером, а дата изменения фиксируется в листе изменений или в приказе. Если утверждают новое штатное расписание, ему присваивают новый номер по принятому в компании порядку.

Как нумеровать приложения к штатному расписанию?

Закон этого не регулирует. Обычно к номеру основного документа добавляют номер приложения через дефис или точку, например «1-1» или «1.1». Порядок стоит описать в локальном акте, чтобы не было расхождений.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Порядок в документах начинается с ясных правил

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Штатное расписание, приказы и приложения к ним — часть кадрового учёта, где важна точность. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, сверки, отчёты. Показываю, какую рутину выгодно отдать программам и как подключить ИИ к вашей CRM и 1С.

Это для собственников компаний от десяти человек, у которых рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии. Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»