Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет

Коротко

Новой нумерация трудовых договоров с нового года становится, только если так решил сам работодатель. Закон не требует обнулять счётчики 1 января: номер договора не входит в обязательные сведения трудового договора по статье 57 ТК РФ, а порядок нумерации нигде не прописан. Минтруд и Роструд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519 и от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 подтверждают: можно начинать каждый год заново, можно вести сквозную нумерацию — запрета нет ни на то, ни на другое.

Что говорит закон

В Трудовом кодексе нет статьи о нумерации трудовых договоров. В статье 57 перечислены сведения, которые обязательно должны быть в договоре, и номера среди них нет. Поэтому сама по себе нумерация — дело добровольное: она нужна для порядка в кадровых документах, а не для того, чтобы договор считался законным.

Позицию ведомств передают письма Минтруда от 28.04.2020 № 14-2/В-519 и Роструда от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1: процедура нумерации нормативными актами не урегулирована, работодатель устанавливает её сам. Обычная практика — номер плюс год заключения, например 1-26 или 1-26/01.

Отдельно стоит помнить про хранение. По пункту 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения документов считают с 1 января года, следующего за годом, когда документ закончен делопроизводством. Поэтому новогодняя нумерация удобна: сразу видно, к какому году относится папка.

Как правильно нумеровать трудовые договоры в организации

Выберите схему: сквозная нумерация через все годы или новая с 1 января. Обе законны, вопрос только в удобстве поиска и объёме документов.
Определите форму номера: просто порядковый номер, номер с годом (1-26) или с годом и месяцем (1-26/01). Форму лучше держать одной для всех договоров.
Закрепите порядок в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству или правилах кадрового учёта. Основание — часть первая статьи 8 ТК РФ: работодатель вправе принимать локальные акты.
Заведите журнал регистрации трудовых договоров: номер, дата, фамилия работника, должность. Журнал и есть та самая система, ради которой вводят нумерацию.
Дополнительные соглашения нумеруйте по порядку от номера 1 к каждому трудовому договору — так предлагает письмо Минтруда от 28.04.2020 № 14-2/В-519.
Если решили перейти на новую нумерацию с января, зафиксируйте дату перехода в локальном акте, чтобы старые и новые номера не столкнулись в одном журнале.

Новая с 1 января или сквозная: что выбрать

	Новая с 1 января	Сквозная
Законность	Законна	Законна
Поиск документа	Быстрее: номер сразу показывает год	Нужен журнал: по номеру год не виден
Кому удобно	Компаниям с большим потоком приёма и текучкой	Небольшим фирмам и микропредприятиям с редкими приёмами
Риск путаницы	Два договора с номером 1 из разных лет — различит только год в номере	Номера не повторяются никогда
Что закрепить в акте	Дату, с которой счёт начинается заново	Правило «продолжаем счёт с прошлого года»

Как нумеровать приказы и другие кадровые документы

С приказами по личному составу история та же: закон не требует начинать их нумерацию заново с 1 января. Логика удобства та же — новая нумерация с нового года помогает разложить документы по годам для хранения, сквозная избавляет от повторов номеров.

Унифицированные формы по учёту труда и его оплаты, где есть поле номера договора, применяются добровольно. Если компания их не использует, отсутствие номера в договоре ей ничем не грозит. Если использует — номер понадобится, и тогда проще иметь единое правило на все кадровые документы.

Частые вопросы

Обязательно ли с 1 января начинать нумерацию трудовых договоров заново?

Нет. Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 указал, что обязанности начинать нумерацию заново в законодательстве нет: работодатель решает сам и закрепляет порядок в локальном акте.

Можно ли вести сквозную нумерацию много лет?

Да. Продолжать уже установленную нумерацию закон не запрещает. Это удобно небольшим компаниям с редким приёмом сотрудников.

Нужен ли номер трудового договора вообще?

Как обязательное сведение — нет, его нет в статье 57 ТК РФ. Номер нужен для учёта: журнала регистрации, приказов по унифицированным формам, быстрого поиска в архиве.

Как нумеровать дополнительные соглашения?

По письму Минтруда от 28.04.2020 № 14-2/В-519 допсоглашения к каждому договору обычно нумеруют по порядку начиная с номера 1. То есть у каждого договора своя цепочка соглашений.

Что будет, если порядок нумерации нигде не записан?

Прямого наказания за это нет, но при проверке или споре труднее объяснить, почему у двух договоров один номер. Локальный акт с правилами снимает вопрос.

Меняется ли что-то в нумерации с 2026 года?

Нет. Правила те же: обязательной новой нумерации с нового года нет, порядок определяет работодатель.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт не должен держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Журналы, карточки, одинаковые ответы сотрудникам и отчёты съедают часы кадровика и бухгалтерии. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»