Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нормативные акты порядок нумерации кадровых приказов не регламентируют. Работодатель вправе разработать его самостоятельно и закрепить в локальном акте — инструкции по кадровому делопроизводству или положении о документообороте. Основание — статья 8 Трудового кодекса: работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции.

Сотрудников, которые оформляют приказы, с порядком знакомят под подпись — этого требует часть 3 статьи 68 ТК при приёме на работу. Если в компании несколько подразделений, единые правила нумерации вводят приказом руководителя, иначе каждый отдел заведёт свой учёт.

Государственные органы оформляют реквизиты по методическим рекомендациям, утверждённым приказом Росархива от 25.12.2020 № 199, и по ГОСТ Р 7.0.97-2025, который заменил редакцию 2016 года с 18.08.2025. Для частного бизнеса эти документы необязательны, но их берут за основу, когда пишут своё положение.

Регистрационный номер складывается из порядкового номера и индекса, который добавляют через дефис или другой знак. Пример из практики — «приказ № 25/о»: 25 — порядковый номер, «о» — индекс «об отпуске». Некоторые работодатели добавляют год: № 1/2017.

В небольших компаниях все приказы по личному составу обычно идут с одним буквенным индексом: «к», «ок» или «лс». В крупных для разных кадровых приказов ставят свои обозначения: «п» — приём на работу, «от» — отпуск, «к» — командировка, «у» — увольнение. В очень крупных к буквам добавляют категорию персонала: «пр» — приём рабочего, «пс» — приём специалиста.

Индекс выбирают по сроку хранения документов, чтобы приказы одного срока лежали в одном массиве. Поэтому приказ, который отменяет или меняет прежний, нумеруют в той же группе и с той же литерой, что и исходный: сроки хранения у них совпадают.

Закон не требует начинать нумерацию кадровых документов заново с 1 января. Это решение работодателя, и его записывают в локальный акт. На практике приказы нумеруют сквозным порядком, а с нового календарного года начинают заново: так проще систематизировать документы для хранения.

Причина в сроке хранения. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не дата создания — пункт 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Годовая нумерация совпадает с этой границей и упрощает отбор дел в архив.

Если решили начинать заново, закрепите это в инструкции и проследите, чтобы правило соблюдали все, кто издаёт приказы. Смена порядка посреди года создаёт два приказа с одинаковым номером и путаницу при поиске.

Номер приказа об увольнении строят по тем же правилам: порядковый номер плюс индекс массива, в котором лежит документ. Если приказы по личному составу идут одним массивом, номер будет вида «12-лс» или «12-к». Если увольнения выделены в отдельный массив, к номеру добавляют его литеру, например «у».

Вид номера задаёт локальный акт компании, поэтому единого обязательного образца нет. Важно, чтобы по номеру было видно, к какой группе относится приказ, и чтобы запись совпадала в журнале регистрации, на самом приказе и в сведениях, которые передают в Социальный фонд.

Приказ об увольнении хранится дольше многих кадровых документов, поэтому его не смешивают с приказами об отпусках и командировках: у тех сроки хранения короче.