Нумерация приказов в организации: правила

Общей нормы, которая предписывала бы нумеровать приказы определенным образом, в законодательстве нет. Порядок нумерации кадровых приказов нормативными актами не регламентирован — это прямо отмечают и консультации для работодателей. Поэтому организация разрабатывает правило сама и закрепляет его в локальном акте: отдельном положении о нумерации приказов, инструкции по делопроизводству или инструкции по кадровому делопроизводству.

Основание для такого локального акта — статья 8 Трудового кодекса: работодатель, кроме работодателей — физических лиц без статуса ИП, принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Сотрудников, которые оформляют приказы, знакомят с порядком под подпись — этого требует часть 3 статьи 68 ТК.

Единые правила нумерации должны применяться во всех структурных подразделениях организации. Чтобы это работало, порядок вводят приказом руководителя или закрепляют в локальном акте, обязательном для всех, кто готовит приказы.

Номер приказа состоит из порядкового номера, который можно дополнить цифровым или буквенным кодом — индексом. Индекс обычно добавляют к цифрам через дефис или другой разделитель: например, «приказ № 25/о», где 25 — порядковый номер, а «о» — индекс, обозначающий отпуск.

На практике нумерация ведется в цифровом или буквенно-цифровом формате. Допускаются и специальные символы — тире, нижний пробел, косая черта, двоеточие. Некоторые работодатели добавляют к номеру год: № 1/2017. Главное — чтобы выбранный формат был описан в локальном акте и одинаково понимался всеми, кто читает и регистрирует приказ.

Номер проставляется на подлиннике документа в месте реквизитов бланка приказа. Для приказов, которые ведутся в системе электронного документооборота, действует тот же порядок: номер присваивается при регистрации и попадает в журнал регистрации.

Использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно. Кадровые приказы, как правило, нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности. Для разделения массивов в системе делопроизводства используют дополнительные буквенные обозначения: «лс», «лс-пр», «пр», «у», «к», «о».

В небольших организациях приказы по личному составу обычно не разбивают на отдельные массивы и используют один буквенный индекс для всех кадровых приказов — «к», «ок» или «лс». В крупных организациях с большим штатом для разных кадровых приказов устанавливают разные буквенные обозначения: «п» — прием на работу, «от» — отпуск, «к» — командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива будет своя.

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляют обозначение категории персонала: «пр» — прием рабочего, «пс» — прием специалиста. Такой индекс помогает найти приказ, не листая весь журнал, но требует, чтобы коды были расшифрованы в локальном акте.

Отдельного правила, которое требовало бы нумеровать приказы на прием и увольнение по-разному, нет. Организация решает сама. В небольшой компании все кадровые приказы — о приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировке — идут одним массивом с индексом «лс» или «к», и номер приказа о приеме на работу отличается от следующего только порядковым номером.

В крупной компании приказы на прием и увольнение удобно выделить в отдельные массивы: например, «п» для приема и «у» для увольнения. Тогда номер приказа о приеме на работу будет вида «12/п», а приказ об увольнении в тот же день — «8/у». Это не требование закона, а внутреннее удобство: по номеру сразу видно, к какому массиву относится документ.

Если в компании принято нумеровать прием и увольнение в общем массиве, так и записывают в локальном акте. Смешивать подходы в течение года нельзя: номер, выданный в одном массиве, не должен повториться в другом.

Приказы на отпуск — самый массовый вид кадровых приказов, поэтому для них часто заводят отдельный массив с индексом «о» или «от». Номер приказа на отпуск тогда идет своей сквозной нумерацией: 1/о, 2/о, 3/о.

Работодатель вправе разграничить нумерацию и по способу издания документа: например, присваивать порядковый номер с индексом «-о», если приказ выпущен на бумаге, и «-о/ЭДО», если в электронном виде. Такой подход допустим, но его нужно предварительно закрепить в локальном акте.

Если отпускные приказы идут в общем массиве кадровых приказов, отдельный индекс не нужен: номер будет просто порядковым с индексом «лс» или «к». Важно, чтобы правило было одно на весь год и не менялось от приказа к приказу.

Закон не требует от работодателя начинать нумерацию кадровых документов заново с нового календарного года. Вместе с тем это рационально: так удобнее систематизировать документы для хранения. На практике многие компании нумеруют приказы сквозным порядком, а с нового года начинают заново, иногда добавляя год как индекс — № 1/2026.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не дата создания — это пункт 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Годовая граница в нумерации совпадает с этой логикой: приказы одного года лежат вместе, и найти нужный номер проще.

Выбранное правило — начинать каждый год с первого номера или продолжать сквозную нумерацию — записывают в локальном акте. Тогда новый сотрудник, который пришел оформлять приказы, не будет гадать, с какого номера продолжать.

Порядок нумерации вводят в действие приказом руководителя. В нем указывают, какой локальный акт утверждается — положение о нумерации приказов или изменения в инструкцию по делопроизводству, кто отвечает за присвоение номеров и ведение журналов регистрации, с какой даты правило действует.

В самом положении описывают: какие массивы приказов существуют, какие индексы к ним относятся, с какого числа начинается нумерация каждого массива, как оформляется номер приказа — через дефис, косую черту или другой разделитель, добавляется ли год. Там же стоит перечислить, кто знакомится с положением под подпись: сотрудники, которые готовят и регистрируют приказы.

Если в компании есть электронный документооборот, в положении отдельно оговаривают нумерацию электронных приказов и порядок ведения журнала регистрации в электронном виде. Журнал регистрации приказов в электронном виде имеет те же сроки хранения, что и бумажный: в конце года его распечатывают, прошивают и заверяют.