НДФЛ в расходы при УСН «доходы минус расходы»
Коротко
НДФЛ, удержанный из зарплаты, в расходах при УСН «доходы минус расходы» учитывается — но не как уплаченный налог, а внутри расходов на оплату труда. В расходы попадает выплаченная зарплата: сумма на руки — при выплате работнику, удержанный НДФЛ — при его перечислении в бюджет. Отдельной строкой по подпункту 22 пункта 1 статьи 346.16 НК этот НДФЛ не проходит: платит его работник, а компания только налоговый агент.
Короткий ответ
Да, НДФЛ с зарплаты уменьшает налоговую базу при УСН «доходы минус расходы». Только не сам по себе, а как часть начисленной зарплаты. Расходы на оплату труда принимают по правилам статьи 255 НК (подпункт 6 пункта 1 и пункт 2 статьи 346.16 НК), а зарплата — это сумма, начисленная работнику до удержания налога.
Поэтому в книге учёта доходов и расходов вы отражаете выплаченную зарплату целиком: и то, что человек получил на руки, и то, что вы перечислили в бюджет как агент. Отдельной записи «уплаченный НДФЛ» не появляется, и второй раз ту же сумму в расходы не ставят.
Почему не по подпункту 22
Подпункт 22 пункта 1 статьи 346.16 НК разрешает учесть налоги и сборы, уплаченные по законодательству о налогах и сборах. К НДФЛ с зарплаты сотрудников он не относится: это налог физического лица, а организация или ИП выступает налоговым агентом — удерживает и перечисляет чужой налог. Так объясняет Минфин в письмах от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590 и от 23.09.2024 № 03-11-06/2/91209.
Отсюда практический вывод: не ищите НДФЛ среди «налоговых» расходов и не заводите под него отдельную строку. Он уже сидит в сумме зарплаты, которую вы начислили.
На какую дату признают расход
При УСН расходы идут кассовым методом. Зарплата становится расходом в момент погашения задолженности перед работником: выплаты из кассы, списания с расчётного счёта или иного погашения долга (подпункт 6 пункта 1 статьи 346.16 и пункты 1, 2 статьи 346.17 НК).
Сумму, выплаченную работнику, учитывают в день выплаты, а удержанный НДФЛ — при его перечислении в бюджет. Если зарплата выплачена в декабре, а налог перечислен в январе, суммы попадут в расходы разных лет.
Когда НДФЛ в расходы не попадает
- Выплата сама по себе не является расходом при УСН. НДФЛ с материальной помощи, подарков, оплаты отдыха или лечения работника не учитывают, потому что и саму выплату в расходы не ставят (пункт 1 статьи 252, пункт 23 статьи 270, пункты 1 и 2 статьи 346.16 НК).
- НДФЛ, доначисленный по итогам проверки и уплаченный за счёт собственных средств агента, в расходы не принимают: налог не удержали с работника, значит, и в составе зарплаты его нет.
- Удержания из зарплаты — алименты, суммы по исполнительным листам — второй раз в расходы не ставят. Они входят в начисленную зарплату, которую вы уже учли при выплате.
Что видно в книге учёта
В книге учёта зарплату отражают на дату выплаты работнику, а удержанный НДФЛ — на дату исполнения обязанности по его перечислению.
Если вы платите НДФЛ за счёт собственных средств, не удержав его с работника, такой платёж расходом не становится. Проверьте, что налог удержан именно из дохода работника, — тогда он и только он входит в учтённую зарплату.
Частые вопросы
НДФЛ уменьшает УСН «доходы минус расходы»?
Уменьшает, но через зарплату. Выплаченную работнику сумму учитывают в день выплаты, удержанный НДФЛ — при его перечислении в бюджет.
Можно ли учесть НДФЛ в расходах отдельной строкой по подпункту 22 пункта 1 статьи 346.16 НК?
Нет. Это налог работника, а не ваш: вы только агент. Минфин в письмах от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590 и от 23.09.2024 № 03-11-06/2/91209 прямо говорит, что к НДФЛ эта норма не применяется.
Нужно ли ждать уплаты НДФЛ в бюджет, чтобы признать расход?
Да. Выплату работнику учитывают в день выплаты, а удержанный НДФЛ — при его перечислении в бюджет.
Учитывается ли НДФЛ с больничного?
Если пособие за счёт работодателя или выплата относится к расходам на оплату труда, то и удержанный с неё НДФЛ входит в ту же сумму расхода. Налог с выплаты, которая расходом не является, в базу не попадает.
Включается ли НДФЛ в расходы, если его заплатили за счёт компании?
Нет. Если налог не удержан с работника, в составе зарплаты его нет, а самостоятельным расходом он не становится.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Налоги съедают время сильнее, чем кажется
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Сверка зарплатных начислений, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы клиентам — на это уходят часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, где именно они теряются, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и бухгалтерии.