НДФЛ справка о доходах: зачем работодателю и когда подают в налоговую

Справка о доходах и суммах налога физического лица заменила прежнюю 2-НДФЛ. В ней видно доходы по месяцам с кодами, вычеты, налоговую базу и налог: исчисленный и удержанный. Сумму перечисленного налога в справку с 2024 года не ставят — для подтверждения дохода хватает исчисленного и удержанного.

Бланк не универсальный: за какой год просят справку, такой бланк и берут. За 2025 год выдают форму по приказу № ЕД-7-11/649@, за 2023 год и раньше — бланк, который действовал в том году, например по приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Коды в разделах — не украшение. Зарплата идёт кодом 2000, премия — 2002, вычет на первого ребёнка — 126, на второго — 127. С расшифровкой кодов сверяются, когда справку читает банк или налоговая.

Для работодателя справка — это отчёт о том, как он посчитал налог с выплат человеку. Он обязан вести учёт доходов, вычетов и удержанного НДФЛ и подтверждать эти цифры документом.

Вторая задача — выдать справку человеку, когда она понадобится: при трудоустройстве к другому работодателю, для банка при кредите, для суда, для социальных служб. Работник вправе написать заявление в произвольной форме в любой момент года, в том числе после увольнения, и работодатель обязан выдать справку о заработной плате в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Третья задача — передать сведения о доходах в налоговую. Это не то же самое, что выдать бумагу сотруднику: сроки и адресат разные.

Сведения о доходах работников налоговые агенты представляют в налоговую не позднее 25 февраля. Это правило касается отчётности за прошедший год: к этой дате в налоговой должны быть данные о выплатах и налоге.

Справка, которую сотрудник берёт для банка или новой работы, и отчётность в налоговую — разные вещи. Первую выдают по заявлению за 3 рабочих дня, вторую направляют по своему графику. Путать их не стоит: человек ждёт документ, а налоговая — сведения.

По мере поступления и обработки данные оказываются в личных кабинетах налогоплательщиков. Поэтому справка за прошлый год часто уже лежит в кабинете, и идти в бухгалтерию не нужно.