НДФЛ с суточных: когда суточные не облагаются и что делать с превышением

Размер суточных компания устанавливает сама — в коллективном договоре или локальном акте (статья 168 Трудового кодекса). Закон не ограничивает сумму ни снизу, ни сверху. Налоговое значение имеет только превышение лимитов из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса: внутри лимита налога нет при любой сумме, прописанной в положении о командировках.

Подтверждать, на что ушли суточные, не нужно — ни чеки, ни квитанции. Достаточно документов самой командировки: приказа, проездных билетов, авансового отчёта. Именно поэтому суточные отличаются от расходов на жильё и проезд: проезд освобождён от НДФЛ при документальном подтверждении, а возмещение найма жилья без подтверждающих оплату документов — в пределах 700 ₽ за день в России и 2 500 ₽ за границей.

Лимиты на 2026 год:

700 ₽ за каждый день командировки по России;

2 500 ₽ за каждый день загранкомандировки;

8 480 ₽ за день командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей — для поездок по восстановлению инфраструктуры и обеспечению жизнедеятельности населения.

Это неверное прочтение нормы. 700 ₽ в день по России — не порог, с которого начинается налог, а граница необлагаемой суммы: доходом становится только превышение. При суточных ровно 700 ₽ налоговая база нулевая, при 1 000 ₽ — 300 ₽ за день.

Та же логика с загранкомандировками: при 2 500 ₽ в день налога нет, при 3 000 ₽ базой станут 500 ₽ за день. Лимит применяется за каждый день поездки, включая дни в пути.

Освобождение в пределах 2 500 ₽ действует, даже если в длительной загранкомандировке работник перестал быть налоговым резидентом России, — на это указала ФНС в письме от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228.

Дата фактического получения дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт (подпункт 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса). Не день выдачи денег и не день возвращения из поездки. Если поездка закончилась в августе, а отчёт утвердили в сентябре, доход появится в сентябре.

НДФЛ удерживают при ближайшей выплате дохода работнику — обычно из следующей зарплаты, — а перечисляют в составе единого налогового платежа в сроки статьи 226 Налогового кодекса. Налог считают по той же прогрессивной шкале, что и с зарплаты (пункт 1 статьи 224): 13 % до годовой базы 2,4 млн ₽, дальше ставка растёт.

Страховые взносы на сверхнормативные суточные начисляют в тот же день — день утверждения отчёта (пункт 1 статьи 424), уплачивают не позднее 28-го числа следующего месяца (пункт 2 статьи 422).

Если суточные выданы в иностранной валюте, их пересчитывают в рубли по официальному курсу Банка России на дату получения дохода — последний день месяца утверждения авансового отчёта (пункт 5 статьи 210). Из рублёвого эквивалента вычитают необлагаемую сумму: по 2 500 ₽ за зарубежные дни и по 700 ₽ за дни в России. При многодневной загранкомандировке день пересечения границы при возвращении в Россию учитывают по лимиту 700 ₽.

Если суточные при загранкомандировке выданы в рублях, пересчитывать нечего: сверхнормативную разницу берут по фактически выданной сумме, курс на конец месяца не применяют — на это указало Минфин в письме от 09.02.2016 № 03-04-06/6531.

При однодневной поездке по России суточные не положены: работник возвращается домой в тот же день (пункт 9 Положения о командировках, утверждённого постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501). Компания вправе предусмотреть в локальном акте компенсацию взамен суточных. Если такие выплаты документально подтверждены, они освобождены от НДФЛ полностью, если нет — в пределах 700 ₽ за день.

Не путайте командировку с разъездным характером работы: там надбавка за разъезды не облагается в пределах 700 ₽ в день по России и 3 500 ₽ за границей. Это отдельная норма, и смешивать её с командировочными лимитами нельзя — проверки такие ошибки находят.