НДФЛ с подотчётных сумм

Коротко

Сама выдача денег под отчёт — не доход сотрудника: это долг перед компанией, который числится за ним, пока он не отчитается или не вернёт остаток. НДФЛ появляется в двух случаях: сотрудник подтвердил расходы, но суточные оказались выше необлагаемого лимита, либо долг так и не закрыт и компания его списала. Тогда сумма становится доходом, и работодатель как налоговый агент исчисляет, удерживает и перечисляет налог.

Почему выдача под отчёт — ещё не доход

Под отчёт выдают деньги на нужды компании: командировку, покупку товаров, оплату услуг. До закрытия авансового отчёта сумма числится задолженностью работника по счёту 71. Дохода в этот момент нет: экономической выгоды сотрудник не получил, он распоряжается чужими деньгами по поручению работодателя.

Срок, в который сотрудник обязан отчитаться, устанавливает руководитель. Обязательного трёхдневного срока с 30 ноября 2020 года нет, поэтому дата закрытия подотчёта — внутреннее правило компании, и именно от неё зависит, когда возникнет налоговая обязанность.

Когда НДФЛ удерживают

Первое основание — превышение по суточным. Суточные в пределах 700 ₽ за день командировки по России и 2 500 ₽ за день за границей от НДФЛ освобождены (пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса). С суммы сверх лимита налог удерживают и взносы начисляют. Сумма превышения становится известна на дату утверждения авансового отчёта.

Второе возможное основание — невозвращённый и неподтверждённый остаток. Само по себе истечение срока отчёта и возврата ещё не означает прекращения долга; момент возникновения дохода определяют по обстоятельствам, в том числе при прощении или списании задолженности. Налоговая база по НДФЛ включает доходы в денежной и натуральной форме и материальную выгоду (пункт 1 статьи 210 НК), а доход — это экономическая выгода, которую можно оценить (пункт 1 статьи 41 НК).

Расходы по командировке, кроме суточных, освобождены от налога только при документальном подтверждении. Нет билетов и чеков на гостиницу — нет и освобождения: Минфин в письме от 25.05.2026 № 03-04-06/43441 не разрешает подтверждать проживание распечаткой цен с сайта отеля.

Дата дохода: не день выдачи, а день списания долга

Для невозвращённого подотчёта ключевой вопрос — когда наступает момент налогообложения. Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.05.2026 № Ф05-24985/2023 по делу № А40-89092/2022 указал: точка отсчёта — не дата выдачи денег, а момент списания работодателем задолженности. Именно тогда обязательство вернуть деньги прекращается и у человека появляется экономическая выгода.

При прощении долга доход возникает в день прекращения обязательства, например в день подписания соглашения о прощении. С этого дня налог исчисляют, а удерживают при ближайшей денежной выплате.

Как удержать налог

Исчислить НДФЛ по прогрессивной шкале: 13 % до 2,4 млн ₽ годовой базы, дальше 15 %, 18 %, 20 % и 22 % — повышенная ставка только на превышение (пункт 1 статьи 224 НК).
Удержать из любых денежных выплат сотруднику: зарплаты, премии, отпускных, расчёта при увольнении.
Соблюсти предел удержания — не больше 50 % выплаты (пункт 4 статьи 226 НК).
Перечислить налог в бюджет в сроки, установленные для удержанного НДФЛ, и отразить доход в расчёте 6-НДФЛ за период, когда он возник.
Если удержать не из чего, сообщить о невозможности удержания налогоплательщику и в налоговый орган — не позднее 25 февраля следующего года (пункты 4 и 5 статьи 226 НК).

Увольнение и спор с сотрудником

Из окончательного расчёта при увольнении неизрасходованный аванс удержать можно, но в пределах 20 % суммы к выплате на руки, если приказ издан в течение месяца со дня окончания срока возврата и сотрудник не оспаривает основание и размер удержания (статья 137 Трудового кодекса).

Если сотрудник против или расчёта не хватает, остаётся суд: ущерб взыскивают по статье 248 ТК. Когда взыскать не удалось и долг списан, налог всё равно начисляют — на дату списания. Суды проверяют именно документальное подтверждение расходов: без него оставшиеся у работника суммы облагают НДФЛ и взносами (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 03.06.2026 № Ф08-2966/2026 по делу № А32-229/2025).

Частые вопросы

Удерживают ли НДФЛ в момент выдачи денег под отчёт?

Нет. Аванс — это задолженность сотрудника перед компанией, а не доход. Налог не удерживают, взносы не начисляют, выплата не попадает в 6-НДФЛ и РСВ.

Сотрудник сдал отчёт с чеками. Налог будет?

По подтверждённым расходам — нет. Исключение одно: суточные сверх 700 ₽ по России и 2 500 ₽ за границей за день. С превышения удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

Сотрудник отчитался позже срока, но документы в порядке. Это доход?

Просрочка сама по себе доходом сумму не делает: значение имеют документы. Если расходы подтверждены, дохода нет. Просроченный отчёт без подтверждающих документов налоговая рассматривает как доход сотрудника.

Можно ли удержать налог с невозвращённого аванса из зарплаты?

Да, из любых денежных выплат, но не больше 50 % суммы выплаты. НДФЛ можно удержать из денежной выплаты, но не больше 50 % её суммы. Отдельно сам невозвращённый аванс можно удержать из окончательного расчёта при соблюдении условий статьи 137 ТК и предела удержания по ТК.

Компания простила долг сотруднику. Когда возник доход?

В день прекращения обязательства — например, в день подписания соглашения о прощении долга. С этой даты налог исчисляют и удерживают при ближайшей выплате.

Что грозит за неподтверждённый подотчёт?

Доначисление НДФЛ по прогрессивной шкале и страховых взносов, пени и штраф по статье 122 НК. Отдельно за нарушение кассовой дисциплины — штраф по статье 15.1 КоАП: для организации 40 000–50 000 ₽, для должностного лица 4 000–5 000 ₽.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Подотчёт — часть рутины, которая съедает часы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Авансовые отчёты, сверки, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы клиентам — на это уходят часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, где именно они теряются, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»