НДФЛ не попадает в КУДиР: как показывать зарплату в книге учёта
Коротко
НДФЛ не попадает в КУДиР потому, что это не расход предпринимателя, а часть зарплаты сотрудника, которую тот платит из своего дохода. В книге учёта при УСН «доходы минус расходы» отражают начисленную зарплату целиком — вместе с налогом, который из неё удержан, — в день фактической выплаты денег работнику. Отдельной строки «НДФЛ» в книге нет.
Почему налог из зарплаты не становится расходом
Зарплата, которую видит сотрудник на карте, — это сумма после удержания НДФЛ. Начислено ему больше: разницу предприниматель удерживает и перечисляет в бюджет как налоговый агент. Для учёта расходов это одна операция — оплата труда.
Поэтому в графе 5 книги учёта стоит вся начисленная сумма за месяц, а не та, что ушла на карты. В расходах учитывают зарплату вместе с удержанным НДФЛ: если записывать сумму на руки и налог отдельно, их общая сумма не должна превышать учитываемую оплату труда.
Так же поступают с другими удержаниями из зарплаты — по исполнительным листам, алиментами, за профсоюзный взнос. В книге они не появляются отдельными строками: расход — это начисление, а не то, куда ушли деньги.
Что записать в графу 5 книги учёта
- Дата — день, когда деньги за месяц фактически ушли работнику: аванс и окончательный расчёт отражают каждый своей датой, по мере выплаты.
- Содержание — «выплачена заработная плата за такой-то месяц», без разбивки на налог и сумму на руки.
- Сумма — вся начисленная за месяц оплата труда, включая НДФЛ, который удержан и перечислен в бюджет.
- Страховые взносы с этой зарплаты — отдельной строкой в день уплаты в бюджет, а не вместе с зарплатой.
- Перечисление НДФЛ в бюджет отдельной строкой не отражают: этот платёж уже сидит внутри выплаченной зарплаты.
Что делать, если НДФЛ уже провели платёжкой
Частая ошибка — отразить зарплату «к выплате» по дате платежа работникам и добавить НДФЛ отдельной строкой по дате перечисления в бюджет. Если зарплату на руки и удержанный НДФЛ записали отдельными строками, проверьте, что вместе они составляют учитываемую сумму оплаты труда и ни одна из частей не отражена повторно.
Исправляют записью в графе 8: одной строкой на дату выплаты ставят всю начисленную зарплату, а строку с отдельным НДФЛ помечают как не учитываемую в расходах. Если ошибка тянется с прошлых периодов, книгу за тот период переделывают и подают уточнённую декларацию по УСН за него.
Проверить себя просто: сложите все суммы в графе 5 за год по строкам зарплаты и сверьте с годовым фондом оплаты труда по расчётным ведомостям. Расхождение в сторону меньше — где-то взяли сумму на руки; больше — где-то прошёл НДФЛ отдельной строкой.
Частые вопросы
Можно ли учитывать НДФЛ в расходах при УСН?
Сам налог — нет. В расходах стоит начисленная зарплата, из которой он удержан, и эта зарплата целиком уменьшает базу по УСН «доходы минус расходы». Отдельного расхода «НДФЛ» в перечне статьи 346.16 Налогового кодекса нет.
На какую дату ставить зарплату в книгу учёта?
На день, когда деньги фактически выплачены работнику. При УСН расходы признают по оплате, поэтому начисление за месяц, которое ещё не выплачено, в книгу не попадает.
А если зарплату за декабрь выдали в январе?
Тогда и в книге она появится в январе, а не в декабре. Год, за который начислена зарплата, роли не играет: важен день выплаты денег.
Нужно ли показывать страховые взносы вместе с зарплатой?
Нет, это отдельный расход. Взносы попадают в книгу в день уплаты в бюджет, своей строкой, и не смешиваются с выплатой зарплаты работникам.
Что будет, если НДФЛ отражён в книге отдельной строкой?
Проверьте, как отражена сама зарплата. Если в книге уже учтена вся её сумма вместе с НДФЛ, повторная запись налога завысит расход. Если указана зарплата на руки, отдельная сумма НДФЛ дополняет её до начисленной зарплаты. Ошибку исправляют в книге за тот период, а если декларация уже сдана — уточнённой декларацией.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Рутина в учёте съедает время собственника
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Сверка ведомостей с книгой учёта, разбор расхождений по зарплате, ответы бухгалтеру на одни и те же вопросы — на это уходят часы, которые не приносят денег.
Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам. Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек.