Начисление зарплаты пошагово для начинающих

Начислить — значит посчитать сумму за отработанное время и за то, что положено по закону и договору: оклад или сдельные, премию, доплату за переработку, отпускные или больничный. Дальше считают НДФЛ и страховые взносы с облагаемых выплат. Пособие по больничному облагается НДФЛ, но страховые взносы на него не начисляют.

Разница между начисленным и выплаченным — не ошибка, а налог. Поэтому в расчёте всегда две суммы: начислено и на руки. Сотруднику в расчётном листке показывают обе.

Основа — трудовой договор: оклад, тарифная ставка или сдельные расценки, надбавки и условия премирования. За неполный месяц оклад считают пропорционально отработанным дням или часам по табелю.

Отдельно идут выплаты, которые считаются по среднему заработку: отпускные, больничный, командировка. Их не смешивают с окладом, а считают по своим правилам. Отпускные — по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540: средний дневной заработок за 12 календарных месяцев, делённый на 29,3 для полных месяцев. Больничный — по доходу за два предыдущих года, делённому на 730, с процентом по стажу.

С 2025 года для резидентов действует шкала по сумме баз за год: до 2,4 млн ₽ — 13 %, дальше 15 %, 18 %, 20 % и 22 % на превышение. Повышенная ставка применяется только к сумме сверх порога, а не ко всему доходу. Внутри года налог считают нарастающим итогом с начала года.

Вычеты на детей в месяц: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида до 18 лет или инвалида I–II группы до 24 лет при очном обучении. Вычет дают до месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽. Очерёдность детей считают по старшинству, включая взрослых. Вычет уменьшает базу, а не сам налог.

Взносы платит компания со своих денег. В 2026 году единый тариф — 30 % в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1 % сверх неё. Базу считают нарастающим итогом с января, а не помесячно.

У малого бизнеса из реестра МСП тариф зависит от вида деятельности. Если основной код ОКВЭД входит в перечень Правительства и доля доходов от основного вида деятельности составляет не меньше 70 %, МСП применяет тариф 30 % к выплатам до 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽ в месяц на человека) и 15 % к превышению. Для общепита действуют отдельные условия льготы. Для обрабатывающих производств из перечня — 30 % до 1,5 МРОТ и 7,6 % свыше. Остальным МСП с 2026 года считают по общему тарифу 30 % и 15,1 %: прежние 15 % сверх МРОТ для них больше не действуют.

Сверху — взносы на травматизм: от 0,2 % до 8,5 % по классу риска основного вида деятельности, предельной базы у них нет.

МРОТ с 01.01.2026 — 27 093 ₽. Зарплата ниже МРОТ за полный месяц при полной норме незаконна.

Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, конкретные даты прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка или договоре, не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (статья 136 ТК).

Отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска. За просрочку положена компенсация не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки по статье 236 ТК.