Можно ли списывать бензин без путевых листов приказом раз в месяц

Для налога на прибыль расход признают, если он экономически обоснован и документально подтверждён (п. 1 ст. 252 НК РФ). Это общее правило, и оно распространяется на бензин, дизель и газ так же, как на любые другие затраты. Отдельной статьи, которая разрешает или запрещает списывать топливо без путевого листа, в Налоговом кодексе нет.

Обязанность оформлять путевые листы связана с перевозками. Путевой лист оформляют при перевозке пассажиров, багажа или грузов, в том числе для собственных нужд. Для служебной поездки без такой перевозки использование автомобиля и расход топлива можно подтвердить другим первичным документом.

Приказ раз в месяц — это правило игры, а не доказательство поездок. Из него видно, по какой норме считать литры и кто отвечает за документы, но не видно, куда машина ездила и сколько километров прошла. Без этого нельзя проверить, что списанное топливо израсходовано на дело компании.

Раз в месяц удобно утверждать сводку: отчёт водителя за период, расчёт по норме и акт списания. Но сами поездки должны быть зафиксированы по ходу месяца — в отчётах, маршрутных листах или путевых листах, пусть и не каждый день. Если разных сотрудников за руль одного авто сажают по очереди, в отчёте указывают, кто и когда ездил и с каким пробегом.

Приказ раз в месяц об оформлении путевых листов тоже не решит задачу: документ, составленный задним числом пачкой, вызывает вопросы при проверке. Надёжнее утвердить форму отчёта водителя и требовать её по итогам поездки или рабочего дня.

ГСМ в бухгалтерии расшифровывается как горюче-смазочные материалы. Это не только бензин и дизель: сюда же входят газ, моторные и трансмиссионные масла, тормозная и охлаждающая жидкости, смазки. На практике под списание ГСМ чаще попадает именно топливо, но масла и жидкости учитывают и списывают по тем же правилам — только норму берут свою, из руководства по эксплуатации или контрольного замера.

Дальше по цепочке три разных документа, и их легко перепутать. Заправочный лист к путевому листу — образец записи о том, сколько топлива залили в бак: дата, колонка, вид топлива, литры, стоимость. Он подтверждает покупку, но не поездку. Поэтому к нему нужны документы поставщика ГСМ — отчёты и реестры по топливным картам, накладные, счета-фактуры.

Как считать путевые листы: берут норму расхода на 100 км из приказа или руководства по эксплуатации, умножают на фактический пробег за период и сверяют с литрами по документам поставщика. Если факт выше нормы, разницу объясняют — прогрев зимой, пробки, работа оборудования — или списывают за счёт прибыли, а не в расходы.

Для дизель-генератора путевой лист не нужен: машина не едет, она вырабатывает энергию. Акт списания дизельного топлива на дизель-генератор строят от часов работы, а не от километров. Основание — приказ о нормах расхода для генератора: литры в час работы или на выработку киловатт-часов, по данным руководства или контрольного замера.

Образец акта за месяц выглядит так: шапка с названием компании и периодом, строка о приказе с нормами, таблица по датам — часы работы генератора или показания счётчика моточасов, выработанная энергия, норма расхода, списано литров, остаток в баке. Внизу подписи ответственного за генератор и бухгалтера.

Подтверждение работы — журнал работы генератора или отчёт ответственного: даты, часы, выработанная энергия. К акту прикладывают документы на покупку дизельного топлива — отчёты поставщика, накладные и счета-фактуры. Без журнала акт превращается в цифру из воздуха, и при проверке расход не примут.