Может ли ИП на патенте нанимать работников по трудовому договору
Коротко
Да, может. Патентная система не запрещает предпринимателю брать людей в штат: закон ограничивает только число работников — средняя численность за налоговый период не должна превышать 15 человек по всем видам деятельности, на которые выдан патент (п. 5 ст. 346.43 НК РФ). В эту цифру входят и сотрудники по трудовым договорам, и исполнители по гражданско-правовым.
Что говорит закон
Пункт 5 статьи 346.43 НК РФ ставит одно условие: средняя численность наёмных работников предпринимателя за налоговый период — не больше 15 человек. Налоговый период по патенту — срок его действия (п. 2 ст. 346.49 НК РФ). Если патентов несколько и деятельность идёт по разным видам, численность считают по всем видам деятельности, на которые они выданы.
Считать нужно и тех, кто работает по трудовому договору, и тех, кто выполняет работы или услуги по гражданско-правовому договору. Самозанятые, с которыми заключён договор гражданско-правового характера, в среднюю численность не входят — на это указывает Минфин в письме от 05.11.2020 № 03-11-11/96015 и информация ФНС.
Соблюдение предела проверяют по итогам налогового периода: колебания численности внутри года или срока патента значения не имеют (письмо Минфина от 06.12.2017 № 03-11-12/81019).
Как оформить сотрудника в штат
- Заключить трудовой договор письменно в двух экземплярах: должность, оклад, режим работы, место работы. Приём оформляют именно договором, приказ работодатель издаёт по своему решению (ст. 68 ТК РФ).
- Проверить документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (кроме первого трудоустройства), документ о регистрации в системе индивидуального учёта.
- Подать в Социальный фонд сведения о приёме по форме ЕФС-1. Сведения подают также при заключении и прекращении договора ГПХ на работы или услуги с застрахованным лицом.
- Зарегистрировать контрольно-кассовую технику, если её ещё нет: при заключении трудового договора у предпринимателя есть 30 календарных дней с даты договора на регистрацию ККТ (ч. 2 ст. 2 закона № 129-ФЗ).
- Настроить расчёт зарплаты и отчётность: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, ЕФС-1, персонифицированные сведения.
Какие налоги и взносы появляются с работниками
С выплат сотрудникам предприниматель становится налоговым агентом по НДФЛ: удерживает налог по прогрессивной шкале статьи 224 НК РФ и перечисляет его в бюджет. За себя с доходов от патентной деятельности ИП НДФЛ не платит, а за работников — обязан.
Страховые взносы в 2026 году считают по единому тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1 % сверх неё (п. 3 ст. 425 НК РФ). Пониженные тарифы для большинства ИП на патенте с 2026 года не действуют — льгота осталась у работодателей из приоритетных отраслей по перечню Правительства.
Отдельно начисляют взносы на травматизм: от 0,2 % до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска основного вида деятельности. Предельной базы у них нет.
Пониженный тариф для малого бизнеса из перечня — 30 % на часть выплат до 1,5 МРОТ в месяц на человека и 15 % на часть свыше. МРОТ на 2026 год — 27 093 ₽, значит 1,5 МРОТ — 40 639,50 ₽. Для обрабатывающих производств из перечня ставка сверх 1,5 МРОТ — 7,6 %.
Как взносы уменьшают стоимость патента
Стоимость патента уменьшают на страховые взносы (п. 1.2 ст. 346.51 НК РФ). Предел зависит от того, есть ли у предпринимателя работники. Без выплат физлицам патент уменьшают на взносы за себя до нуля. При наёмных работниках — не больше чем на половину стоимости патента.
Взносы за себя учитывают по суммам, подлежащим уплате в году действия патента, ещё до перечисления. Взносы за работников принимают к уменьшению только после фактической уплаты.
Статус «с работниками» определяют за весь период патента: если хотя бы в одном месяце были сотрудники или выплаты по гражданско-правовым договорам, предел 50 % действует на весь налоговый период.
Трудовой договор или договор подряда
| Трудовой договор | Гражданско-правовой договор | ||
|---|---|---|---|
| Что регулирует | Трудовой кодекс | Гражданский кодекс | |
| В средней численности для патента | Входит | Входит, кроме самозанятых по НПД | |
| Взносы | Единый тариф и травматизм | Взносы по единому тарифу и травматизм, если договор это предусматривает | |
| Больничный | Пособие по 255-ФЗ | Пособие зависит от взносов за предыдущий год (ч. 4.2 ст. 2 закона № 255-ФЗ) | |
| Отчётность | 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, персональные сведения | 6-НДФЛ, РСВ, персональные сведения и ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ на работы или услуги с застрахованным лицом |
Частые вопросы
Сколько работников можно держать на патенте?
Средняя численность за налоговый период — не больше 15 человек по всем видам деятельности, на которые выдан патент. Считают и трудовые договоры, и гражданско-правовые, кроме самозанятых.
Можно ли принять сотрудника по совместительству?
Да. Совместители входят в среднюю численность наравне с основными работниками. Предел 15 человек общий.
Что будет, если численность превысит 15 человек?
Право на патент утрачивается. При утрате права на ПСН налоги пересчитывают с начала налогового периода, на который выдан патент, — применяют общий режим либо УСН или ЕСХН, если предприниматель уже применял соответствующий режим (п. 6–7 ст. 346.45 НК РФ).
Нужно ли сдавать декларацию по патенту?
Нет. По ПСН декларацию не сдают. Предприниматель ведёт книгу учёта доходов, а с появлением работников добавляется отчётность налогового агента и страховая отчётность.
Можно ли уменьшить патент на взносы за сотрудников полностью?
Нет. При наёмных работниках патент уменьшают не больше чем на половину стоимости. Взносы за работников учитывают только после их уплаты.
Обязательно ли оформлять сотрудника в штат, если он работает по договору подряда?
Нет. Договор подряда — отдельная форма. Но для патента важно, что исполнитель по гражданско-правовому договору тоже входит в среднюю численность, кроме самозанятых по НПД.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Штат растёт, а рутина съедает время
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
С появлением сотрудников прибавляется бумажная работа: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, отчёты, сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.