ИП на ОСНО: как учитывать доходы и расходы
Коротко
Индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения платит НДФЛ с разницы между доходами от бизнеса и расходами, которые уменьшают эту разницу. Доходы и расходы он записывает в книгу учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Порядок учёта утверждён приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430, а общие правила налогового учёта задаёт статья 54 Налогового кодекса.
Зачем ИП на ОСНО ведёт учёт
На общей системе налог считается не со всей выручки, а с разницы между доходами и профессиональным вычетом — расходами, которые связаны с бизнесом и подтверждены документами. Поэтому учёт нужен не для отчётности ради отчётности: от него напрямую зависит сумма НДФЛ.
Налоговый учёт ИП ведёт в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Записи делают в хронологическом порядке по мере совершения операций. Книга и первичные документы — то, на что опирается расчёт налога и что проверяет налоговая инспекция.
НДФЛ считают нарастающим итогом за год. По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев ИП платит авансовые платежи исходя из доходов и расходов за отчётный период с зачётом ранее уплаченных авансов.
Что считается доходом
- Выручка от продажи товаров, работ и услуг — все поступления от предпринимательской деятельности.
- Полученные проценты по займам и кредитам, штрафы и пени от покупателей, прочие доходы, связанные с бизнесом.
- Авансы: полученная предоплата, по которой ещё не было отгрузки, тоже включается в доход.
- Доход определяется по кассовому методу — в день, когда деньги поступили на счёт или в кассу предпринимателя (статья 223 НК РФ).
- Суммы, которые НДФЛ не облагаются, перечислены в статье 217 НК РФ; их в доход не включают.
Что можно вычесть из дохода
Профессиональный вычет ИП на ОСНО — это расходы, связанные с бизнесом. По пункту 1 статьи 221 НК РФ их состав тот же, что и для налога на прибыль организаций: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие расходы, страховые взносы, начисленные налоги (кроме НДФЛ и НДС).
Признают расходы кассовым методом: затрата попадает в вычет тогда, когда она фактически оплачена. Расход должен быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода, и подтверждён документами.
Если подтверждающих документов нет, ИП вправе применить фиксированный вычет в размере 20 % от суммы дохода. Он заменяет собой учёт реальных расходов, а не добавляется к нему.
Два способа уменьшить доход
| Реальные расходы | Фиксированный вычет 20 % | |
|---|---|---|
| Что нужно | Документы, подтверждающие каждую затрату | Ничего, кроме записи о доходе |
| Размер вычета | Сумма фактически оплаченных расходов | 20 % от суммы дохода |
| Где отражается | Приложение 3 к декларации 3-НДФЛ, строки 030 и 040–044 | Приложение 3, строка 050 |
| Когда выбирают | Когда расходы подтверждены и их больше 20 % дохода | Когда предприниматель не может документально подтвердить расходы, связанные с деятельностью |
Как подтверждать расходы
Каждую затрату подтверждают первичные документы: договоры, счета, кассовые и товарные чеки, платёжные поручения, акты выполненных работ, накладные. Документ должен быть оформлен по правилам и относиться именно к этой операции.
Если предприниматель совмещает общую систему с патентом, учёт ведут раздельно: доходы и расходы по патенту фиксируют в отдельной книге, а по деятельности на ОСНО — в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Единого порядка раздельного учёта при таком совмещении в законе нет, поэтому порядок стоит закрепить в своей учётной политике.
Частые вопросы
Обязан ли ИП на ОСНО вести книгу учёта?
Да. Налоговый учёт доходов и расходов для расчёта НДФЛ ведут в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Форма и порядок утверждены приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430.
Когда доход попадает в учёт?
По кассовому методу — в день поступления денег на счёт или в кассу, включая авансы. Об этом говорит статья 223 НК РФ.
Можно ли учесть расходы, если нет чеков и накладных?
Тогда реальные расходы в вычет не попадут. Вместо них ИП вправе применить фиксированный профессиональный вычет в размере 20 % от суммы дохода — он заменяет подтверждённые расходы.
Как платят НДФЛ в течение года?
Налог считают нарастающим итогом. По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев платят авансовые платежи с зачётом ранее уплаченных сумм, а по итогам года подают декларацию 3-НДФЛ.
Входят ли страховые взносы ИП в расходы?
Да. Фиксированные взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, включая дополнительный взнос 1 % с дохода свыше 300 000 ₽, входят в состав профессионального вычета.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Когда учёт есть, а картины по деньгам нет
Соберу юнит-экономику и финансовую модель бизнеса
Книга учёта показывает налоговую базу, но не отвечает на вопрос, какой товар, клиент или канал приносит прибыль после всех расходов. Я считаю юнит-экономику каждой позиции, точку безубыточности и строю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.
Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток. Вы получаете расчёт по каждой позиции и модель, где видно, откуда берётся прибыль и где она теряется.