Кто заключает договор о материальной ответственности: кадры или бухгалтерия

Коротко

Договор о полной материальной ответственности готовит кадровая служба: она проверяет должность по перечню, оформляет текст и следит за подписанием. От имени работодателя договор подписывает руководитель или лицо с доверенностью. Бухгалтерия к заключению не подключена — она вступает в дело, когда появляется ущерб, удержание или проверка оснований для взыскания.

Кто готовит и кто подписывает

Заключение договора об имущественной ответственности работника — кадровая работа: она входит в функции инспектора по кадрам по нормативам времени на работы по комплектованию и учёту кадров. Кадровик проверяет, что должность или работа есть в перечне, готовит договор и оформляет его вместе с трудовым договором или дополнительным соглашением.

Подпись от имени работодателя ставит руководитель организации либо человек, у которого есть доверенность. Сам кадровик договор не подписывает, если таких полномочий ему не дали.

Порядок издания и хранения договоров работодатель закрепляет приказом или локальным актом. Пока такого акта нет, спорить «кадры или бухгалтерия» бессмысленно: распределять обязанности нужно документом.

Что делает каждая служба

Кадры: проверяют должность по перечню, готовят текст договора, оформляют подписание, ведут учёт договоров и хранят их в личном деле работника вместе с трудовым договором и приказами.
Руководитель или лицо по доверенности: подписывает договор от имени работодателя.
Бухгалтерия: считает размер ущерба, удержания и участвует, когда проверяют основания для взыскания; оригиналы договоров может хранить у себя, если так решил работодатель.
Работник: знакомится с договором и подписывает его; до подписания ему показывают перечень должностей и работ, с которыми он получает ценности.

С кем договор вообще можно заключить

Полная материальная ответственность по договору возможна при трёх условиях сразу: работнику исполнилось 18 лет, он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности либо иное имущество, а его должность или работа включена в перечень, утверждённый приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Основание — статья 244 ТК РФ.

Договор со всеми, кто хоть как-то связан с имуществом, не работает. Если должности в перечне нет, суд может освободить работника от возмещения ущерба сверх его среднего месячного заработка даже при доказанной вине — так сказано в пункте 8 Обзора практики, утверждённого Президиумом Верховного суда 05.12.2018. Сам такой договор считают нарушением трудового законодательства, и по части 1 статьи 5.27 КоАП за него возможен штраф.

Где хранить договор

Специальных требований о месте хранения нет. Оригиналы договоров о материальной ответственности можно держать в бухгалтерии — такой документ назван в перечне приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 в разделе учёта и отчётности. В личном деле работника в отделе кадров тогда лежит копия.

Удобнее и привычнее обратный порядок: оригинал в личном деле, потому что договор — дополнение к трудовому договору. Выбор за работодателем, но он должен быть записан в локальном акте, а не существовать как традиция отдела.

Частые вопросы

Бухгалтерия может заключить договор о материальной ответственности?

Нет. Заключение договора — кадровая функция, подписывает его руководитель или лицо по доверенности. Бухгалтерия подключается к расчёту ущерба, удержаниям и проверке оснований взыскания.

Обязательно ли хранить договор в бухгалтерии?

Нет. Место хранения работодатель определяет приказом или локальным актом. Оригиналы допустимо держать в бухгалтерии, а копии — в личных делах, и наоборот.

Что будет, если договор подписан с работником не из перечня?

В споре суд может ограничить возмещение средним месячным заработком работника, даже если вина доказана. Для работодателя это ещё и нарушение трудового законодательства со штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП.

С какого возраста можно заключать такой договор?

С 18 лет. Возраст — одно из трёх обязательных условий наряду с обслуживанием ценностей и должностью из перечня приказа Минтруда № 251н.

Нужно ли знакомить работника с перечнем должностей?

Да, работник должен знать, какие должности и работы дают право на договор о полной материальной ответственности. Перечень утверждён приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н и действует до 01.09.2031.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в кадровых документах начинается с ясных правил

Покажу, какую рутину в компании можно отдать ИИ

Договоры, приказы, личные дела, напоминания о сроках — эта работа повторяется каждый месяц и съедает часы кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какие повторяющиеся задачи выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина держит кадры, продавцов и бухгалтерию.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»