Кто делает штатное расписание: кадровик или бухгалтер

Штатное расписание — это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации. Структура — перечень подразделений, штатный состав — должности с окладами и надбавками, штатная численность — количество единиц по каждой должности. С уставом расписание не связано: устав задаёт органы управления и компетенцию, а расписание — рабочие места и оклады. Устав не требует, чтобы расписание составлял определённый работник.

Законодательство не определяет, кто именно из работников должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения. Руководитель вправе решить сам, кто из сотрудников это делает, — кадровик, бухгалтер, экономист или другой работник. Обязанность закрепляют в должностной инструкции или трудовом договоре.

На практике выбор зависит от размера компании. В небольшой организации, где нет кадровой службы, расписание обычно ведёт бухгалтер или сам руководитель. В компании с отделом кадров документ готовит кадровик: он видит структуру, наименования должностей и численность, а бухгалтер проверяет оклады и надбавки.

Если в компании есть и кадровик, и бухгалтер, работу делят: кадровик отвечает за перечень должностей, структурных подразделений и численность, бухгалтер — за оклады, надбавки и фонд оплаты труда. Кто из них держит документ целиком, решает руководитель.

Унифицированная форма № Т-3 предусматривает подписание штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Документ, подписанный ими, утверждают приказом руководителя организации. Традиционно внизу ставят подписи именно эти два должностных лица, но конкретный состав подписантов организация определяет на локальном уровне.

Если в компании нет кадровой службы или главного бухгалтера, соответствующие подписи не ставит несуществующая должность. Тогда расписание подписывает тот, кому поручено его вести, и утверждает руководитель. Для ИП документ подписывает сам предприниматель; кадровик или бухгалтер могут поставить подпись в графе согласования, но утверждает расписание только ИП.