Кто заполняет расчётную ведомость

Коротко

Расчётную ведомость заполняет бухгалтер, который считает зарплату: он вносит начисления, удержания и сумму к выплате по каждому работнику. Кадровая служба даёт ему приказы о приёме, переводах, отпусках и увольнениях, руководитель подписывает готовый документ. Ведомость — сводный документ по всей организации или подразделению, а не листок одного человека.

Кто именно садится за ведомость

Работу делят трое. Бухгалтер по расчёту заработной платы считает суммы и заполняет ведомость. Специалист по кадрам или сам бухгалтер готовит основание: приказы о приёме и переводе, заявления на отпуск, больничные листы, приказы об увольнении. Руководитель подписывает документ и тем самым разрешает выплату.

В небольшой компании все три роли часто закрывает один человек. Это не отменяет порядка: основание, расчёт и подпись остаются, даже если их делает один сотрудник.

В централизованном учёте бюджетной сферы ведомость формирует уполномоченная организация, а подписывают её ответственные лица этой организации, руководитель и главный бухгалтер субъекта централизованного учёта. Порядок и сроки подписания задаёт график документооборота.

Что нужно собрать до заполнения

Табель учёта рабочего времени за месяц: сколько дней и часов отработал каждый.
Приказы о приёме, переводе, увольнении и совмещении.
Заявления на отпуск и приказы на отпуск, больничные листы.
Исполнительные листы и заявления на удержания: алименты, возмещение ущерба, добровольные удержания.
Расчётные листки за прошлый месяц, если есть переходящие доплаты или удержания.
Документы на премии и доплаты, подписанные руководителем.

Что в каждой графе

Ведомость устроена как таблица: строки — работники, графы — начислено по видам, удержано и сумма к выплате. В шапке стоят наименование организации, период, подразделение и номер документа.

В графах начислений отдельно показывают оклад или тариф, премии, доплаты, отпускные и пособия. В графах удержаний — НДФЛ и удержания по исполнительным документам. Последняя графа — сумма на руки: начислено минус удержано.

Суммы пишут в рублях и копейках, по каждому работнику отдельной строкой. Итог по всем строкам должен совпасть с общей суммой к выплате по платёжной ведомости или реестру перечислений.

Расчётная, платёжная и расчётно-платёжная

	Расчётная	Платёжная	Расчётно-платёжная
Что показывает	Начисления и удержания по каждому работнику	Кому и сколько выдать на руки	И то и другое в одном документе
Кто заполняет	Бухгалтер по расчёту зарплаты	Бухгалтер или кассир по данным расчёта	Бухгалтер по расчёту зарплаты
Когда удобна	Когда начислений много и нужна расшифровка	Когда выдают деньги из кассы	В небольшой компании с простым расчётом

Какую форму брать

Обязательной для всех формы расчётной ведомости нет: организации вправе применять свою, если она утверждена в учётной политике и содержит обязательные реквизиты первичного документа.

В бюджетной сфере действует форма 0504402 по приказу Казначейства России от 04.06.2024 № 4н — она идёт в графике документооборота при централизации учёта. Перед заполнением проверьте, что применяете редакцию, действующую на дату составления.

Если компания перешла на электронный документооборот, ведомость формируют в учётной программе, а подписывают электронной подписью. Бумажный вариант тогда не нужен.

Частые вопросы

Может ли расчётную ведомость заполнить кадровик?

Кадровик готовит основания — приказы, табель, заявления, — а суммы начислений и удержаний считает бухгалтер по расчёту зарплаты. В маленькой компании обе роли может совмещать один человек, но расчёт всё равно идёт по данным учёта.

Кто подписывает расчётную ведомость?

Руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. В централизованном учёте бюджетной сферы подписывают ответственные лица уполномоченной организации, руководитель и главный бухгалтер субъекта централизованного учёта — как задаёт график документооборота.

Нужна ли расчётная ведомость, если зарплата приходит на карту?

Да. Ведомость фиксирует, сколько начислено и удержано по каждому работнику. Для перечисления в банк составляют реестр, но основание для сумм — расчёт.

Можно ли вести одну ведомость на всю компанию?

Можно, если работников немного и таблица остаётся читаемой. При большой численности ведомость заводят по подразделениям, а сводный итог собирают отдельно.

Что делать, если после подписания нашли ошибку?

Ошибку исправляют в учёте и делают перерасчёт в следующей ведомости либо составляют исправленный документ. Суммы к доплате или удержанию показывают отдельными строками с пояснением.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Расчёт зарплаты не должен держаться на одном человеке

Найду рутину в расчётах, которую можно отдать программам

Пока зарплату считает один бухгалтер, каждая его ошибка видна только после выплаты, а отпуск или болезнь останавливают расчёт. Я смотрю, какие операции в учёте повторяются каждый месяц, и показываю, что из этого выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»