Кто заполняет электронную трудовую книжку

Коротко

Электронную трудовую книжку заполняет работодатель. По части 1 статьи 66.1 ТК РФ именно он формирует сведения о трудовой деятельности и передаёт их в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Фонд эти сведения хранит и накапливает — из них и складывается электронная трудовая книжка. Сам работник в её заполнении не участвует: он только выбирает формат книжки — бумажный или электронный — и получает выписку.

Кто на самом деле ведёт электронную трудовую

Обязанность завести и вести сведения о трудовой деятельности лежит на работодателе. Он вносит дату приёма, должность, переводы, причину увольнения и основание кадрового мероприятия и отправляет их в Социальный фонд по форме ЕФС-1. Без отчёта работодателя запись в электронной книжке не появится.

Социальный фонд — хранитель. Он собирает сведения работодателей о трудовой деятельности начиная с 2020 года. Более ранние периоды подтверждают бумажной трудовой книжкой или другими документами. Работник видит свою книжку в личном кабинете на Госуслугах или на сайте фонда, а бумажную выписку получает по месту работы.

Что делает каждая сторона

Работодатель: принимает кадровое решение, издаёт приказ, вносит запись в свои кадровые документы и передаёт сведения в СФР по форме ЕФС-1.
СФР: принимает сведения, хранит их и формирует электронную трудовую книжку; по запросу выдаёт работнику сведения о трудовой деятельности.
Работник: выбирает формат книжки, подаёт заявление о переходе на электронную, получает выписку и проверяет записи.

Когда и как работодатель подаёт сведения

Сведения о приёме и увольнении передают в фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Остальные кадровые события — перевод, переименование компании, переход на электронную книжку — попадают в отчёт ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

В отчёте заполняют подраздел 1.1 раздела 1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Именно эти строки и становятся записью в электронной трудовой книжке.

Кому бумажная книжка больше не нужна

Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не заводят. Сведения о них с самого начала ведутся только в электронном виде. Заявление на электронную книжку от них не требуется: достаточно заключить трудовой договор, и работодатель сам передаст данные.

Работники с бумажной книжкой могли до конца 2020 года выбрать, продолжать вести бумажную или перейти на электронную. Если человек такого заявления не подавал, работодатель продолжает вести бумажную книжку и параллельно передаёт сведения в фонд. Перейти на электронную можно в любой момент — по письменному заявлению.

Частые вопросы

Работник сам заполняет электронную трудовую книжку?

Нет. Записи формирует работодатель и передаёт их в СФР. Работник может только посмотреть свою книжку в личном кабинете на Госуслугах или запросить выписку.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

В личном кабинете на портале Госуслуги или на сайте Социального фонда. Бумажную выписку СТД-Р выдаёт работодатель по текущему месту работы, а если человек уже уволился — последний работодатель. Сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года можно запросить в фонде — это выписка СТД-СФР. Более ранние периоды подтверждает бумажная трудовая книжка или другие документы.

Что делать, если в электронной книжке ошибка?

Обратиться к работодателю, который передал неверные сведения. Он подаёт в фонд корректирующий отчёт ЕФС-1 с исправленными данными. Самостоятельно исправить запись работник не может.

Нужно ли писать заявление о переходе на электронную книжку?

Только если у человека есть бумажная книжка и он хочет от неё отказаться. Тем, кто впервые трудоустраивается после 31 декабря 2020 года, заявление не нужно — электронная книжка ведётся по умолчанию.

Что происходит с бумажной книжкой при переходе на электронную?

В неё вносят запись о переходе на электронный формат, после чего выдают работнику на руки. Дальше все сведения ведутся только в электронном виде.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые записи не должны держаться на одном человеке

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, ответы сотрудникам на одни и те же вопросы, сверки и отчёты съедают часы. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина мешает продавцам, менеджерам и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»