Кто делает трудовую книжку: работодатель или работник

Коротко

Трудовую книжку делает работодатель. По статье 66 ТК РФ он ведёт книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа для человека основная. Работник бланк не заполняет и записи в нём не подписывает — это делает уполномоченное лицо со стороны работодателя.

Кто делает трудовую книжку — работник или работодатель

Обязанность вести трудовые книжки закон возлагает на работодателя. Исключение — работодатели-физлица, которые не являются индивидуальными предпринимателями: они книжки не ведут.

Заполнять, хранить, учитывать и выдавать книжки должен не любой сотрудник, а тот, кого работодатель назначил приказом. Это правило пункта 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Назначить можно только человека, у которого такая работа записана в трудовом договоре или должностной инструкции: обязать офис-менеджера вести книжки одним приказом, без его согласия, нельзя — это запрещает статья 60 ТК РФ.

Записи в книжке заверяет подписью то самое уполномоченное лицо. Поэтому на вопрос «кто делает трудовую книжку» короткий ответ такой: работодатель, а внутри компании — назначенный им сотрудник, чаще всего кадровик.

Кто заводит трудовую книжку при приёме на работу впервые

Работник приносит книжку при заключении трудового договора — она входит в список документов по статье 65 ТК РФ.
Если человек впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют: работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Работодатель обеспечивает сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышами в них — порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливает уполномоченный Правительством орган.
Заводить отдельную книжку на совместителя не нужно: сведения о работе по совместительству вносят в книжку по месту основной работы и только по желанию работника, на основании документа о такой работе.

Как приобрести трудовую книжку впервые

При первом поступлении на работу после 31 декабря 2020 года бумажный бланк не нужен: работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности. Работник лишь предъявляет книжку при приёме — или сообщает, что устраивается впервые.

Если человек уже работал и книжку потерял, порядок другой: по статье 65 ТК РФ при заключении договора он предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Как именно оформляют дубликат и кто за это платит, смотрите в Порядке № 320н и уточняйте у инспекции труда — в законе об этом сказано не одной строкой, и пересказывать это своими словами я не буду.

Бумажная и электронная книжка

Работники, имевшие право выбора формата, могли сохранить бумажную книжку или перейти на сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года бумажную книжку не оформляют. Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель вносит в книжку соответствующую запись, выдаёт её на руки и дальше освобождается от ведения и хранения — так это описано в статье 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Для тех, кто выбрал электронный формат, «делать книжку» в прежнем смысле не нужно: записи о приёме и увольнении работодатель передаёт в Социальный фонд, а человек видит их в личном кабинете. Бумажный бланк при этом остаётся у него на руках как документ о прошлом стаже.

Частые вопросы

Может ли работник сам заполнить трудовую книжку?

Нет. Заполняет и заверяет записи уполномоченное лицо работодателя, назначенное приказом. Записи работника в книжке законным оформлением не считаются.

Кто делает запись о приёме и увольнении?

Тот же назначенный сотрудник работодателя. Записи вносят на основании приказа, а при увольнении — в день увольнения, и они должны точно совпадать с текстом приказа.

Обязан ли работодатель вести книжку, если сотрудник работает пять дней и меньше?

По статье 66 ТК РФ обязанность вести книжку возникает, когда человек проработал свыше пяти дней. Если работа короче, книжку не заводят.

Ведут ли книжки индивидуальные предприниматели?

Да, если ИП выступает работодателем: изъятие в статье 66 ТК РФ сделано только для работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Кто отвечает за хранение книжек?

Работодатель: книжки хранятся у него, а не у работника. Выдают её на руки при увольнении и в случаях, прямо названных в законе.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые бумаги не должны держать бизнес на месте

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик вручную переносит данные из приказов в книжки и таблицы, часть его часов уходит на повторяющиеся операции. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»