Кто определяет статус дебиторской задолженности: сомнительная, безнадежная, просроченная

В компаниях, где порядок прописан в учётной политике, решение принимает не один человек, а комиссия по поступлению и выбытию активов. Бухгалтер замечает, что покупатель не заплатил в срок, и пишет служебную записку: в ней объясняет, почему долг пора считать сомнительным, и прикладывает документы. Комиссия рассматривает записку, проверяет основания и голосует. Если голоса разделились, решение — отказ в признании.

У комиссии есть срок: в разных положениях он разный — от одного до пяти рабочих дней после записки. Точный срок смотрите в своём внутреннем документе. Результат оформляют актом или протоколом, и только после этого бухгалтерия меняет статус долга в учёте.

Минфин в письме от 30 декабря 2025 г. № 02-07-08/128491 советует сделать работу с долгом непрерывной: бухгалтерия минимум раз в месяц сообщает профильным подразделениям о состоянии задолженности и напоминает, когда до срока оплаты осталось десять рабочих дней. Если есть риск, что деньги не придут вовремя, руководителя предупреждают не позднее чем за три рабочих дня.

Просроченная задолженность — это сумма, которую должник не заплатил в срок. Такой долг ещё может оставаться активом: покупатель жив, работает и, возможно, заплатит завтра. Чтобы не пропустить момент, в учёте используют аналитический признак «дата исполнения задолженности».

Сомнительная задолженность — это долг, который не погашен или с высокой вероятностью не будет погашен в срок и не обеспечен соответствующими гарантиями. Минфин в методических рекомендациях объясняет: статус определяется с учётом финансового положения должника. При этом если должностные лица самой компании бездействовали и не пытались взыскать долг, это само по себе не повод записывать его в сомнительные.

Безнадёжная задолженность — та, которую взыскать уже нельзя. Для платежей в бюджет перечень таких случаев закрыт Бюджетным кодексом. В коммерческом учёте компания опирается на свои основания: истечение срока исковой давности, ликвидация должника и другие, прописанные в учётной политике.

Признание долга сомнительным не отменяет работу по его возврату. Компания продолжает напоминать должнику, направлять претензии и обращаться в суд, если это имеет смысл.

Причины возникновения долга покупателя обычно делят на три группы. Первая — договорные условия: отсрочка платежа, постоплата, длинная рассрочка. Компания сама даёт клиенту время, и до его конца долг — нормальная часть работы.

Вторая — финансовые трудности должника. Покупатель мог потерять крупного заказчика, попасть под блокировку счёта или просто не рассчитать свои деньги. Минфин прямо указывает: статус долга зависит от финансового положения должника как субъекта экономической деятельности.

Третья — организационные провалы внутри самой компании. Не выставили счёт вовремя, не напомнили об оплате, не передали документы в бухгалтерию. В рекомендациях Минфина сказано: бухгалтерия должна минимум раз в месяц сообщать о состоянии долгов и предупреждать руководителя, если деньги могут не прийти. Без такого обмена информацией долг незаметно переходит из просроченного в безнадёжный.