Кто может подписывать трудовую книжку при увольнении

Коротко

Запись об увольнении в трудовой книжке заверяет подписью работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы, если печать есть. Это правило пункта 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Подпись самого работника под записью об увольнении не нужна.

Кто вправе поставить подпись

Пункт 36 Порядка № 320н называет двух людей: работодателя и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Работодатель — это организация или предприниматель, поэтому от её имени подпись ставит руководитель либо тот, кому такое право передано. Ответственного за ведение, учёт и хранение трудовых книжек назначают приказом руководителя, и тогда он подписывает записи по должности.

Обе подписи равнозначны: запись, заверенная ответственным, действительна без подписи директора. Совмещать их в одном человеке не обязательно, но и не запрещено — в небольшой компании книжки часто ведёт сам руководитель.

Как оформить заверение при увольнении

Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек приказом руководителя — без этого приказа у сотрудника кадров нет полномочий подписывать записи.
Внесите запись об увольнении со ссылкой на пункт и статью Трудового кодекса, затем заверьте все записи за время работы у этого работодателя подписью работодателя или ответственного.
Поставьте печать работодателя или кадровой службы, если печать есть. Её отсутствие нарушением не является.
Расшифровку подписи с должностью и фамилией Порядок не требует, но ошибкой не будет.
Отдайте книжку работнику в день увольнения, а сведения об увольнении подайте в Социальный фонд.

Печать и подпись работника

Печать нужна, только если она у организации есть: пункт 36 Порядка говорит о печати работодателя или кадровой службы «при наличии печатей». Штамп отдела кадров с нужными данными прав работника не нарушает — так считает Роструд в письме от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1.

Работник под записью об увольнении не расписывается: Порядок этого не предусматривает. Его подпись нужна в других местах — например, при получении книжки и в личной карточке, но не в самой записи.

Если увольняется директор

Отдельного порядка для руководителя Порядок № 320н не устанавливает. Запись об увольнении директора вносит ответственный за ведение трудовых книжек и заверяет её своей подписью и печатью организации.

Если ответственного не назначали, работу с трудовыми книжками ведёт сам руководитель, и тогда он заверяет запись о своём увольнении. Новый директор в день увольнения предшественника подписать её не может: его полномочия начинаются со следующего дня.

Можно ли передать право по доверенности

Прямого разрешения заверять записи в трудовой книжке по доверенности трудовое законодательство не содержит. Но статья 20 Трудового кодекса допускает, чтобы права и обязанности работодателя осуществляло уполномоченное им лицо, поэтому в доверенность на подписание документов, связанных с увольнением, включают и право заверять записи в книжке от имени работодателя.

Надёжнее оформить приказ о назначении ответственного: тогда основание подписи очевидно и при проверке, и в суде.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о назначении ответственного за трудовые книжки?

Да, если книжки ведёт не сам руководитель. Полномочие подписывать записи возникает из приказа, а без него подпись сотрудника кадров можно оспорить.

Нужна ли печать на записи об увольнении?

Только если печать у работодателя есть. При её отсутствии запись заверяют одной подписью, и это не нарушение.

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении?

Нет. Порядок № 320н подписи работника под записью об увольнении не требует.

Может ли запись об увольнении подписать новый директор?

Нет, если он вступает в должность со дня, следующего за днём увольнения предшественника. В день увольнения запись заверяет ответственный за трудовые книжки или сам увольняемый руководитель.

Что делать, если ответственный заболел в день увольнения?

Заверьте запись подписью работодателя — руководителя организации или предпринимателя. Пункт 36 Порядка допускает любую из двух подписей.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны зависеть от одного человека

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Оформление увольнений, приказов и записей в книжках повторяется из месяца в месяц и занимает часы у кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где бумаги съедают время кадров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»