Кто составляет график отпусков и кто его подписывает

Коротко

График отпусков составляет кадровая служба компании или сотрудники, которых специально наделили этими полномочиями. Утверждает документ работодатель: подпись руководителя в поле «Утверждаю». Если в организации действует первичная профсоюзная организация, проект до утверждения согласуют с ней — статья 123 Трудового кодекса требует утверждать график с учётом мнения выборного органа профсоюза.

Кто готовит документ

По общему порядку график отпусков разрабатывает ответственное структурное подразделение — чаще всего отдел кадров. В небольшой компании это может быть один кадровик или сотрудник, которому руководитель поручил эту работу приказом.

Если штат большой, сбор пожеланий и дат удобно передать руководителям подразделений: они приносят списки сотрудников с предполагаемыми сроками отдыха, а кадровая служба сводит всё в проект. Делить отпуск работника по своему усмотрению руководитель отдела не может — только по соглашению сторон.

Когда начинать составлять график, компания решает сама. Закон задаёт только крайний срок утверждения.

Кто подписывает и утверждает график

Начальник кадровой службы подписывает готовый документ — это подтверждает, что график составлен.
Руководитель организации ставит подпись в поле «Утверждаю»: так документ становится обязательным и для работодателя, и для работников.
Отдельный приказ об утверждении не обязателен — достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю».
Если в компании есть первичная профсоюзная организация, проект графика до утверждения направляют ей, чтобы учесть мнение выборного органа.

К какому сроку утвердить

Часть 1 статьи 123 Трудового кодекса требует утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года. Для графика на 2026 год это 17 декабря 2025 года.

Форму графика работодатель выбирает сам: можно взять унифицированную или разработать свою, но обязательные реквизиты в ней должны быть — без них документ теряет силу.

Чьё мнение обязательно учесть

По общему правилу собирать пожелания сотрудников о датах отдыха работодатель не обязан. Но есть работники, которым закон даёт право выбрать удобное время отпуска, и их пожелания нужно учесть: например, родителей трёх и более детей до 18 лет, если младшему ещё нет 14 лет, одного из родителей ребёнка с инвалидностью до 18 лет, несовершеннолетних, почётных доноров России, граждан, пострадавших от чернобыльской катастрофы, сотрудников, которых отзывали из отпуска.

Полный перечень тех, кто вправе отдыхать в удобное время, стоит сверить с трудовым законодательством на дату составления графика.

Частые вопросы

Кто составляет график отпусков в организации?

Кадровая служба или сотрудники, которых специально наделили этими полномочиями. В крупной компании к сбору дат подключают руководителей подразделений, а сводит проект кадровая служба.

Кто подписывает график отпусков?

Начальник кадровой службы подписывает документ, руководитель организации утверждает его подписью в поле «Утверждаю».

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Нет, отдельный приказ не обязателен: достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю».

Обязателен ли график для всех работодателей?

График отпусков — обязательный локальный нормативный акт. Исключение — микропредприятия, которые заключают трудовые договоры по типовой форме; новые компании не составляют график в год своего создания.

Что будет, если график не составить?

Отсутствие графика — нарушение трудового законодательства, за него грозит штраф, и это только за первое нарушение.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном управлении

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

График отпусков, заявления, карточки в CRM, ответы клиентам — часть этой работы повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»