Кто должен вести трудовые книжки

Коротко

Вести трудовые книжки обязан работодатель — организация или индивидуальный предприниматель. Статья 66 ТК РФ возлагает это на каждого работника, для которого работа у данного работодателя основная и кто проработал больше пяти дней. Сам работодатель записи не пишет: приказом он назначает уполномоченное лицо, и дальше книжку ведёт, хранит, учитывает и выдаёт именно оно.

На кого закон возлагает обязанность

Статья 66 Трудового кодекса называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и стаже. Там же сказано, кто её ведёт: работодатель, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. То есть у компании и у ИП книжки есть, у частного лица, который нанял няню или садовника, — нет.

Второе условие — работа должна быть основной. Совместителю книжку по месту совместительства не заводят: сведения о такой работе вносят по месту основной работы и только по желанию самого работника, на основании документа, который подтверждает работу по совместительству.

Третье условие — срок. Книжку ведут на каждого, кто проработал у работодателя свыше пяти дней. Правило про пять дней не отменяет трудовой договор: он заключается и на день-два, просто запись в книжку такому работнику не вносят.

Кто ведёт книжки внутри компании

Работодатель организует работу по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей — это его обязанность по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Записи делает уполномоченное лицо, назначенное приказом или распоряжением работодателя. Обычно это кадровик, инспектор по кадрам, бухгалтер или руководитель небольшой компании.
Назначать можно того, для кого эта работа уже прописана в трудовом договоре или должностной инструкции. Если обязанности там нет, работнику предлагают её взять, и при согласии подписывают соглашение к трудовому договору.
В филиале или обособленном подразделении книжки ведёт лицо, назначенное приказом головной организации: сам филиал юридическим лицом не является, ответственность остаётся на создавшей его компании.

Что вносят в книжку, а что нет

В трудовую книжку попадают сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основания прекращения договора и награждения за успехи в работе. Взыскания не вносят — исключение одно: когда дисциплинарным взысканием стало увольнение.

Записи должны совпадать с приказом. Суды при спорах исходят из того, что обязанность по оформлению книжки лежит на работодателе, и ненадлежащее ведение само по себе не может обернуться против работника, который правильность записей не контролирует.

Увольнение по собственному желанию в 2021 году: запись в трудовой книжке

С 2021 года бумажная книжка остаётся не у всех. Тем, кто впервые устроился после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят: сведения о работе ведут в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. У остальных книжка продолжает вестись, пока работник не подаст письменное заявление о переходе на электронные сведения.

Если книжка бумажная, при увольнении по собственному желанию в ней появляется запись со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ. В графе 3 пишут причину: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении.

Запись вносят в день увольнения, она должна точно соответствовать приказу. В тот же день книжку выдают работнику. Если человек в этот день отсутствует или отказался получать книжку, ему направляют уведомление о необходимости явиться за ней либо согласиться на отправку почтой — книжку пересылают только с его согласия.

Бумажная книжка и электронные сведения

	Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка
Кто ведёт	Работодатель через уполномоченное лицо	Работодатель передаёт сведения в Социальный фонд
У кого есть	У тех, кто работал до 2021 года и не отказался	У впервые устроившихся после 31.12.2020 и у тех, кто подал заявление о переходе
Запись при увольнении по собственному желанию	Делает уполномоченное лицо в день увольнения	Формируется работодателем в электронном виде
Выдача на руки	В день увольнения либо почтой с согласия работника	Бумажный документ не выдаётся

Частые вопросы

Может ли директор вести книжки сам?

Может, если назначит себя приказом или эта обязанность уже есть в его трудовом договоре. Отдельного запрета нет: закон требует, чтобы вело книжки уполномоченное лицо, назначенное работодателем.

Обязательно ли заводить книжку совместителю?

Нет. Запись о работе по совместительству вносят по месту основной работы и только по желанию работника, на основании подтверждающего документа.

Нужна ли книжка, если человек отработал три дня?

Запись не вносят: книжки ведут на тех, кто проработал свыше пяти дней. Трудовой договор при этом заключается в общем порядке.

Кто отвечает, если книжку заполнили с ошибкой?

Работодатель. Обязанность по оформлению книжек возложена на него, и суды не перекладывают последствия неверной записи на работника.

Что делать, если работник не пришёл за книжкой?

Направить уведомление о необходимости явиться за ней или согласиться на пересылку почтой. Без согласия работника книжку не отправляют.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые записи не должны держаться на одном человеке

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока книжки, заявления и приказы ведёт один кадровик, его отпуск или уход останавливают оформление. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где повторяющиеся документы и ответы съедают время кадров и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»