Кто делает акт сверки: заказчик или исполнитель

Правило простое: акт делает та сторона, которой это удобно по договору. Обычно инициатор — исполнитель: он выставляет счета и акты, у него есть данные о начислениях, поэтому он и собирает сверку. Заказчик получает готовый документ, проверяет суммы по своим записям и подписывает или возвращает с возражениями.

Обратный порядок тоже встречается: крупный заказчик с сильной бухгалтерией сам рассылает акты поставщикам и ждёт ответа. В договоре это выглядит как «сверку расчётов ежеквартально проводит заказчик» или «исполнитель направляет акт сверки до 10-го числа».

Если в договоре условия нет, обязанности составить акт ни у одной стороны не возникает. Сверка тогда — дело добровольное: предложить её может любой участник, а отказ второй стороны не нарушает закон.

В поставке стороны называют себя иначе: поставщик и покупатель. Кто должен делать акт сверки, здесь решается так же — по договору поставки. Чаще акт формирует поставщик: он отгружает товар, выставляет счета и накладные, у него есть все начисления, и ему проще собрать сверку и отправить покупателю.

Покупатель сверяет суммы по своим записям: поступил ли товар, сколько оплачено, какой остался долг. Совпало — подписывает, не совпало — возвращает с письменными возражениями.

Если в договоре поставки про сверку ничего нет, ни поставщик, ни покупатель не обязаны её делать. Тогда акт — добровольный документ, который стороны составляют, когда сами захотят навести порядок в расчётах.

Отдельной статьи, которая говорила бы, кто должен делать акт сверки поставщик или покупатель по закону, в гражданском законодательстве нет. Акт сверки — документ по договорённости сторон, а не обязательная форма отчётности для коммерческих сделок.

Государственные и муниципальные учреждения с 2026 года применяют форму 0510477 для оформления результатов сверки расчётов в предусмотренных случаях. Акт формирует ответственный сотрудник субъекта учёта; учреждение может выступать как заказчиком, так и исполнителем. Если вы работаете с таким заказчиком, инициатива и форма акта приходят с его стороны.

В остальных случаях смотреть нужно на договор: там написано, кто формирует акт, в какой срок и как на него отвечают. Нет такого условия — нет и обязанности.

В договоре достаточно одного абзаца: кто направляет акт, в какой срок после закрытия периода, сколько дней даётся второй стороне на проверку и что считается, если ответа нет. Сроки ответа стороны назначают сами — в договорах встречаются и пять рабочих дней, и десять.

Полезно назвать способ обмена: бумага с подписью и печатью, электронная почта со сканом или юридически значимый документооборот с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если акт идёт по электронной почте, укажите адрес — иначе спор о том, что документ не получен, решать будет сложно.

Отдельно пропишите, что делать с расхождениями: в какой срок вторая сторона присылает мотивированные возражения и как стороны исправляют акт. Так сверка не превращается в переписку на месяцы.

Акт сверки — не первичный учётный документ и не сделка, поэтому закон не требует подписи именно руководителя. Подписать может руководитель, а может бухгалтер или другой сотрудник — если у него есть доверенность или это право записано в его должностных обязанностях.

Практический ориентир: сверяет цифры бухгалтер, а подпись ставит тот, у кого есть полномочия представлять компанию. В договоре или доверенности удобно прямо указать, кто вправе подписывать акты сверки, — тогда вопрос не возникает при каждой сверке.

Получив акт, проверьте суммы по своим записям: начисления, оплаты, сальдо на дату. Совпало — подпишите и верните в срок, который назван в договоре или в сопроводительном письме. Не совпало — направьте письменные возражения с расшифровкой расхождений, не оставляйте акт без ответа.

Молчание редко работает в пользу получившей стороны: если в договоре не написано, что отсутствие ответа означает согласие, неподписанный акт ничего не подтверждает. А вот подписанный без возражений акт потом трудно оспорить — он фиксирует долг на дату.