Компенсация за разъездной характер работы

Коротко

Разъездной характер работы — это постоянная работа вне офиса: курьер, водитель, экспедитор, торговый агент, наладчик. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (статья 166 ТК РФ), а расходы на них работодатель обязан возмещать по статье 168.1 ТК РФ: проезд, наём жилья, суточные и иные затраты, понесённые с его разрешения. Размер возмещения закон отдаёт работодателю — он прописывается в трудовом или коллективном договоре либо в локальном акте.

Чем разъездная работа отличается от командировки

Трудовой кодекс не даёт определения разъездного характера — его выводят из разъяснений ведомств. Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ называет разъездной работу, при которой человек выполняет обязанности вне расположения организации и в пути. Минтруд в письме от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714 добавляет: разъездная работа должна отражать трудовую функцию, записанную в договоре.

Командировка временна и ограничена сроком и заданием, разъездная работа постоянна и входит в саму должность. Граница проходит по территории: если в договоре или локальном акте очерчен населённый пункт или регион разъездов, то поездка за его пределы оформляется уже как служебная командировка.

Условие о разъездном характере — обязательный пункт трудового договора по статье 57 ТК РФ. Перечень должностей с разъездами и порядок возмещения утверждаются в коллективном договоре, соглашениях или локальном нормативном акте (часть 2 статьи 168.1 ТК РФ).

Что обязан возмещать работодатель

Расходы на проезд — общественным транспортом, на личном автомобиле или ином средстве, по проездным документам.
Расходы на наём жилья, когда работник ночует вне дома по служебной надобности.
Суточные — дополнительная компенсация за пребывание вне постоянного места жительства.
Иные расходы, произведённые с разрешения работодателя: парковка, связь, погрузка, если это прописано в локальном акте.
Размер каждой выплаты работодатель устанавливает сам и закрепляет в трудовом договоре, положении о разъездном характере работы или приказе.

Надбавка и компенсация — разные вещи

Компенсация по статье 164 ТК РФ возмещает затраты работника, связанные с исполнением обязанностей, и в систему оплаты труда не входит. Надбавка за разъездной характер — это уже часть зарплаты: её платят за сам факт разъездов, а не за потраченные деньги.

Разница видна по налогам. Возмещение документально подтверждённых затрат, кроме суточных, освобождено от страховых взносов, в том числе на травматизм, в размерах, подтверждённых документами (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ и статья 20.2 закона № 125-ФЗ). Надбавка же облагается как обычный доход.

Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 03.09.2026 по делу № А43-19572/2025 признал доплату водителям частью зарплаты: она была систематической, зависела от километров и времени в пути, а подтверждающих документов о затратах сотрудники не представляли. Инспекция доначислила НДФЛ, взносы и штраф, суды её поддержали.

НДФЛ и взносы с суточных

По суточным правило другое: от НДФЛ освобождена сумма в пределах 700 ₽ за каждый день разъездной работы по России и 3 500 ₽ за день за границей (пункт 1 статьи 217 НК РФ). С суммы сверх этих пределов налог удерживают, а страховые взносы работодатель начисляет сверху, за свой счёт.

Взносы на травматизм со всей суммы суточных, прописанной в локальном акте, не начисляются. Подтверждать документами, на что работник потратил суточные, не нужно — это и отличает их от остальных возмещаемых расходов.

Чтобы выплата не превратилась в зарплату, во внутренних документах пропишите: расходы, кроме суточных, возмещаются в размере, подтверждённом оправдательными документами. Так советует и практика разъяснений Минфина, на которую ссылаются специалисты.

Разъездная работа и командировка: что различается

	Разъездная работа	Командировка
Основание	ст. 166, 168.1 ТК РФ	ст. 166, 167, 168 ТК РФ
Характер поездок	Постоянный, входит в трудовую функцию	Разовое поручение на срок
Что возмещают	Проезд, жильё, суточные, иные расходы с разрешения работодателя	Проезд, жильё, суточные, иные расходы с разрешения работодателя
Где закрепляют	Трудовой договор, коллективный договор или локальный акт	Приказ о направлении в командировку
Средний заработок	Не сохраняется — платят оклад и компенсацию	Сохраняется за дни командировки

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о разъездном характере работы?

Закон требует закрепить перечень должностей и порядок возмещения в трудовом или коллективном договоре либо в локальном акте (часть 2 статьи 168.1 ТК РФ). Приказ об установлении разъездного характера на практике издают вместе с положением — так условие попадает и в договор с человеком.

Можно ли платить фиксированную компенсацию за разъезды?

Можно, но тогда это надбавка, а не возмещение затрат, и она облагается НДФЛ и взносами как зарплата. Освобождение работает только для сумм, которые возмещают реальные подтверждённые расходы, кроме суточных.

Нужны ли путевые листы?

Путевые листы подтверждают маршрут и время в пути, но сами по себе не доказывают затраты. Суд в деле № А43-19572/2025 не принял их как доказательство возмещения: выплата зависела от километров, а документов о расходах не было.

Как оформить поездку за пределы оговорённой территории?

Оформите её служебной командировкой: в договоре или локальном акте заранее пропишите, что направление за пределы установленной территории идёт по правилам командировки. Это снимает спор о том, чем считать поездку.

Что будет, если инспекция переквалифицирует компенсацию в зарплату?

Доначислят НДФЛ, страховые взносы и штраф — так закончилось дело водителей в Волго-Вятском округе. Безопаснее разделить в документах две выплаты: возмещение по документам и надбавку за разъезды, если она нужна.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Разъездные сотрудники не должны превращаться в налоговый риск

Проверю, где в вашей компании теряются деньги

Выплаты за разъезды легко перепутать с зарплатой, и тогда инспекция доначисляет НДФЛ, взносы и штраф. Я прохожу путь денег от рекламы до оплаты: выгружаю кабинеты и CRM, слушаю звонки, смотрю, на каком шаге уходят деньги.

Это для собственников, у которых заявки есть, а продаж мало. Вы получаете карту потерь в рублях, ответ, на чьей стороне каждая потеря, и порядок, что исправлять первым.

Читать об услуге «Аудит маркетинга и продаж»