Компенсация за использование личного оборудования для дистанционных работников

Коротко

Компенсация за использование личного оборудования для дистанционных работников — это возмещение затрат сотрудника на принадлежащие ему или арендованные им технику, программное обеспечение, средства защиты информации и другие средства, которые он применяет в работе с согласия или ведома работодателя. По статье 312.6 Трудового кодекса работодатель обязан выплачивать такую компенсацию и возмещать связанные с использованием расходы в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Что это и кто платит

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. Работодатель при этом выплачивает компенсацию за использование и возмещает расходы, связанные с их применением (часть вторая статьи 312.6 ТК РФ).

Это обязанность работодателя, а не подарок. Размер и порядок выплаты стороны определяют в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении. Если работник использует не принадлежащее ему и не арендованное им оборудование, компенсация не подпадает под освобождение от НДФЛ (письмо Минфина России от 25.12.2024 № 03-04-05/131575).

Как оформить компенсацию

Пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении, что работник использует личное или арендованное оборудование, и укажите его перечень.
Установите размер компенсации и порядок выплаты в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Можно выбрать фиксированную сумму за день дистанционной работы или возмещение фактически подтверждённых расходов.
Если выбрали фиксированную сумму до 35 рублей в день, достаточно записи в локальном акте или трудовом договоре — подтверждающие документы не нужны.
Если сумма выше 35 рублей в день или выбран вариант с фактическими расходами, запаситесь документами: чеками, квитанциями, договорами аренды, подтверждающими право собственности или аренды и сами расходы.
Выплачивайте компенсацию в сроки, установленные договором или локальным актом. Это не часть зарплаты, а возмещение расходов, поэтому оформляйте её отдельно.

Налоги и взносы: что изменилось с 1 июля 2026 года

С 1 июля 2026 года вступили в силу изменения: компенсация дистанционным работникам за использование своего или арендованного оборудования освобождена от страховых взносов на травматизм. Льгота действует в двух вариантах: в пределах 35 рублей за каждый день удалённой работы либо в полной сумме документально подтверждённых расходов сотрудника (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ).

Если документально подтверждённые расходы не заявлены, взносами на травматизм облагается часть выплаты сверх 35 рублей за каждый день дистанционной работы. Работодатель должен выбрать один из двух подходов — фиксированную сумму или документальное подтверждение — и придерживаться его.

По НДФЛ и страховым взносам (кроме травматизма) действует освобождение в тех же пределах: не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы или в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов (пункт 1 статьи 217 НК РФ, подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ). Для учёта в расходах по налогу на прибыль компенсация должна быть экономически обоснована и зафиксирована в документах (подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Частые вопросы

Обязан ли работодатель платить компенсацию, если работник использует личный ноутбук?

Да, если использование происходит с согласия или ведома работодателя и в его интересах. Статья 312.6 ТК РФ прямо указывает, что работодатель выплачивает компенсацию за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования и средств. Порядок и размер определяются договором или локальным актом.

Можно ли не платить компенсацию, если работник не предоставил документы?

Нет, обязанность выплачивать компенсацию не зависит от предоставления документов. Однако если вы выбрали вариант с фактическими расходами, для освобождения от НДФЛ и взносов нужны подтверждающие документы. Без них суммы могут облагаться налогами и взносами.

Какой размер компенсации не облагается НДФЛ и взносами?

Не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы либо в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов. Это правило закреплено в пункте 1 статьи 217 НК РФ, подпункте 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, а с 1 июля 2026 года — и для взносов на травматизм (Закон № 29-ФЗ).

Что будет, если платить компенсацию сверх 35 рублей в день без документов?

Сумма превышения будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на травматизм, в общем порядке. Кроме того, налоговые органы могут переквалифицировать выплату в часть зарплаты и доначислить взносы.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за интернет и мобильную связь?

Компенсация за использование личного оборудования и возмещение расходов на связь и интернет не облагаются НДФЛ в пределах 35 рублей в день или в сумме документально подтверждённых расходов (письма Минфина России от 04.08.2025 № 03-04-06/75153, от 25.04.2025 № 03-04-06/41956). Сверх лимита — облагаются.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Дистанционная работа не должна создавать налоговых сюрпризов

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда сотрудники работают удалённо, часть их работы повисает: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»